- Страховое право

Хранение электронных документов в организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение электронных документов в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


В Концепции развития электронного документооборота, подготовленной Федеральной налоговой службой РФ, обозначены факторы, препятствующие всеобщему переходу на ЭДО, а также определены меры по их устранению.

Долгосрочная сохранность в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:

  • позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
  • переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
  • есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
  • сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
  • предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
  • обеспечивает бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.

При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.

Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:

  • используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
  • в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.

Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.

Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.

Преимущества электронного архива

Электронный архив — наиболее удобный и эффективный способ хранения проектной и технической документации.

Электронная архивация чертежей, отчетов и планов позволяет:

  • неограниченное время хранить чертежи в неизменном виде, так как электронные документы в отличие от бумажных не изнашиваются и не ветшают;
  • находить нужные документы по их атрибутам;
  • просматривать документы дистанционно с любого устройства, способного подключиться к серверу архива;
  • работать с одними и теми же документами одновременно нескольким специалистам;
  • распечатывать документы по мере необходимости;
  • пересылать документы по электронной почте;
  • сохранять документ в первоначальной редакции и всю историю изменений;
  • систематизировать документы различными способами, подключать справочники.
Читайте также:  Информация о реализации действующих жилищных программ

Программное обеспечение электронного архива проектной документации изначально предназначено для работы с большими объёмами документов, поэтому сложность структуры хранения практически не ограничена.

Бумажный архив – возможные проблемы пользователей

Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.

Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:

  • Потеря документов

С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.

  • Низкая скорость поиска нужных бумаг

Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.

  • Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив

Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.

  • Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия

Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.

  • Невозможность версионирования

Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.

  • Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями

Как хранить электронные документы

Хранение электронных документов должно соответствовать нормам безопасности, следует свести к минимуму вероятность сбоев и прочих факторов, которые могут привести к потере накопленных данных.

В рамках автоматизированной системы документ имеет непрерывный жизненный цикл от создания до уничтожения. На протяжении всего жизненного цикла, в том числе, в течение всего срока хранения формируются связанные с документом метаданные.

К управлению документами в СЭД и СХЭД предъявляют функциональные требования. Два из них являются общими:

  1. При передаче документов на хранение в СХЭД документы должны быть аутентичны, достоверны, целостны и пригодны для использования.
  2. В СЭД и СХЭД должны формироваться и сохраняться метаданные документов:
    • создаваемые при включении документа в систему;
    • используемые при взаимодействии с другими информационными системами;
    • образующиеся после включения документа в СЭД или СХЭД в рамках его жизненного цикла в системе;
    • связанные с передачей на последующее хранение.

Для выдачи электронного документа из архива документ копируется, а его достоверность должна подтверждаться отсоединенной ЭП. Факт выдачи фиксируется в журнале.

Архив организации может предоставлять электронные документы по локальной сети организации. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Большинство из нас привыкли работать с документами в электронном виде, и вышеперечисленные факты еще на шаг приближают такой режим работы к законодательно правильному. И хочется верить, что совсем скоро мы будем вести полностью автоматизированный документооборот.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.
Читайте также:  На сколько и когда повысят пенсии и социальные выплаты в 2023 году

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Преимущества и недостатки электронных архивов

Далеко не все фирмы пользуются электронными архивами. Стоит ли на них переходить? Рассмотрим преимущества этой формы хранения:

  • С ЭД легко работать. Документы можно распечатать, переслать, копировать.
  • Поиск нужного документа не требует много времени.
  • Рабочим файлом является копия документа, а не его оригинал. Это позволяет предупредить уничтожение и порчу файла.
  • Резервирование позволит сохранить ЭД даже в условиях ЧП.

С электронными документами очень просто работать, однако у подобных архивов есть минусы:

  • Нужно приобретать технические средства и официальные программы для прочтения и хранения ЭД.
  • Нужно озаботиться защитой данных от несанкционированных изменений.
  • Существует риск потери данных, особенно в том случае, если пользователи не создают копии файлов.

Переход на электронную систему неизбежен, потому фирмы должны подготовиться к этому переходу.

Требования к хранению документов в электронной форме

Хранение бумаг регламентируется ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492: «Обеспечение сохранности электронных документов». В этом нормативном акте прописаны следующие требования:

  • Читабельность. По отношению к электронным бумагам рассматриваемый принцип остается актуальным. Компьютерное оборудование может устареть, что приведет к утрате читабельности.
  • Регулярное перезаписывание. Перезапись необходима для того, чтобы документ можно было прочитать при появлении новой техники. То есть информация переносится с устаревшего на новый носитель.
  • Наличие обозначений для идентификации. Идентификаторы нужны для того, чтобы быстро отыскать нужный документ.
  • Логическая связь между бумаги. К примеру, есть документ и приложение к нему. Эти две бумаги важно связать друг с другом, так как текст приложения не будет понятен без основного соглашения.

Второй документ, регулирующий электронные архивы, – это Рекомендации по учету и организации хранения. В них указано, что компания должна сформировать внутренние акты по хранению ЭД.

Какие установлены дополнительные требования к системам управления документами и электронным архивам?

СОСТАВЛЯЕМ ВНУТРЕННЮЮ ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ

Электронные дела и документы передаются в архив организации наряду с бумажными, по общему алгоритму:

1) проводится ежегодная экспертиза ценности;

2) по результатам экспертизы дела с истекшими сроками хранения уничтожаются;

3) оставшиеся дела вносятся в описи и отправляются на хранение.

Форма описи электронных дел и документов, которая одновременно играет роль акта приема-передачи документов в архив организации, приведена в приложении № 24 к Правилам 2015 (Пример 3). Заполняется эта опись в структурном подразделении.

Правила составления описи. Графы описи понятны интуитивно, комментировать здесь нечего. Рассмотрим «организационные моменты» составления этой описи:

  • описи составляются отдельно на электронные дела постоянного хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • в описи электронных дел постоянного хранения опускается графа «Срок хранения»;
  • описи составляются в двух экземплярах (один останется в архиве, другой, с подписью принявшего документы архивариуса, вернется в подразделение);
  • номер фонда можно не указывать и вообще исключить эту графу, если в организации сформирован только один архивный фонд (эту информацию подразделению дает архивариус или ответственный за хранение документов секретарь);
  • в заголовке описи указывается год, за который сдаются документы;
  • наименование структурного подразделения выносится в наименование раздела описи;
  • наименование раздела, индексы, заголовки, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел;
  • опись согласуется с начальником отдела делопроизводства (канцелярии, службы ДОУ и т.д.), с экспертной комиссией структурного подразделения (если она есть) и подписывается руководителем структурного подразделения;
  • вторая часть описи (передал-принял) заполняется при приеме-передаче документов в архив;
  • порядковый номер описи присваивается в архиве.
Читайте также:  Пример заявления о взыскании долга

На наш взгляд, опись целесообразно дополнить количеством и типом передаваемых в архив носителей.

Оформляем приложение к описи. Согласно Правилам 2015 описи электронных дел и документов имеют приложения. Приложение к описи – это внутренняя опись каждого электронного дела (Пример 4).

Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации.

Ответственность за выполнение этих норм (и за правовые последствия при совершении ошибок в работе с документами) в общем случае несет само предприятие (лишь частично в соответствии с отдельным договором ответственность может быть перенесена на оператора ЭДО). Поэтому, предприятию в любом случае нужно перестраховываться — как в части выбора способов размещения файлов, так и в части способов контроля доступа к ним.

Вместе с тем, законодатель дает фирмам свободу в выборе способов размещения документации в электронном виде. Главное — чтобы эти способы не приводили к нарушениям требований законодательства о различных типах защищенных данных и прочих нормативных актов, регулирующих электронный документооборот.

Пошаговая инструкция по созданию электронного архива документов

При организации электронного архива следует применять системный подход, с помощью которого вы сможете четко сформулировать, что конкретно необходимо вашей организации в этой сфере, а также подобрать наиболее подходящие способы решения выявленных задач. Создать архив документов в электронном виде можно следующим образом:

Шаг 1. Планирование функций системы.

Для начала стоит четко понять, с какой целью вы собираетесь создать электронный архив документов. Исходя из этого, станет понятно, какие функции он должен выполнять и какие задачи решать.

Шаг 2. Анализ деятельности компании.

  • Определение профиля деятельности организации, составление перечня задействованных средств коммуникации и субъектов.
  • Группировка всех документов по наиболее важным и второстепенным.
  • Исследование использованных систем данных, на основании чего составление перечня основных форматов и способов хранения документов.
  • Обнаружение ключевых инструментов для создания системы поиска и каталогизации архива.

Шаг 3. Расстановка приоритетов в вопросе создания подсистем.

В зависимости от объема предстоящих работ и их сложности на этом этапе выстраивают план решения задач в строгой последовательности. Причем очередность задач определяется их важностью.

Шаг 4. Обследование и систематизация существующего бумажного архива.

Каким предприятиям необходим электронный архив?

Несомненно, организация электронного архива особенно важна для крупных холдингов – им важно поддерживать свой электронный архив, так как ежедневно через организацию проходят тысячи различных бумаг, которые необходимо не только оперативно обрабатывать, но и хранить. Цифровизация архива компании не только упорядочивает работу, но и способствует экономии времени сотрудников. Можно сказать, что электронный архив документов является неотъемлемым компонентом IT-инфраструктуры современной компании. Однако, электронный архив документов — это выигрышное решение для бизнеса любого масштаба, и для малого бизнеса в том числе. Несмотря на то, что небольшие фирмы не нуждаются в комплексном контроле за документооборотом, электронный архив станет залогом того, что все бумаги компании находятся в порядке. Начинать надо с малого, и в случае развития организации до масштабов среднего или крупного бизнеса, опыт ведения электронного архива документов сыграет своё дело на благо и прибыль компании.

Запись вебинара об организации электронного архива на предприятии


Похожие записи:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *