Прием на работу от а до я. Подробный алгоритм с учетом изменений в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу от а до я. Подробный алгоритм с учетом изменений в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с законодательством, наниматель имеет все основания потребовать от работника дополнительные документы, если у работы свои, отличительные особенности. Правда, такое требование должно ссылаться на нормативно-правовые акты Президента РФ, Правительства РФ и федеральное законодательство.

Обязательные документы при приёме на работу по ТК РФ

В статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации определён следующий перечень документов, предъявляемых при приёме на работу:

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (гражданам, которые устраиваются на работу впервые, работодатель оформляет трудовую самостоятельно — в электронном виде);
• СНИЛС (кроме случаев, когда соискатель трудоустраивается в первый раз — работодатель оформляет данный документ сам);
• документы воинского учёта (например, военный билет или приписное свидетельство) — для военнообязанных граждан;
• документ об образовании — если для работы требуются специальные умения, навыки, знания;
• справка о наличии или отсутствии судимости у соискателя;
• справка о наличии или отсутствии административных наказаний за употребление наркотических средств (психотропных веществ) без назначения врача.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.

В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:

“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”

Дата, подпись.

Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Порядок приёма работника — основные этапы

Процесс трудоустройства должен включать в себя все предусмотренные законом процедуры. Предложенная пошаговая инструкция приёма работника на работу избавит вас от возможных ошибок. Алгоритм действий работодателя по выбору и оформлению сотрудника будет следующий:

1. провести собеседование и убедиться, что квалификация и опыт соискателя соответствуют существующей вакансии;
2. запросить у претендента необходимый для оформления пакет документов;
3. убедиться, что будущий сотрудник не имеет законодательных ограничений на работу по выбранной специальности;
4. получить заявление о приёме на работу от претендента;
5. предоставить ему направление на медосмотр и убедиться в удовлетворительном состоянии здоровья;
6. ознакомить работника с рабочим графиком и должностными требованиями;
7. заключить трудовой договор;
8. издать приказ о приёме на работу;
9. отправить информацию о принятом работнике в Пенсионный фонд;
10. при необходимости организовать стажировку на рабочем месте.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Шаг 1 — Прояснение моментов с персональными данными сотрудника

Роструд говорит о том, что каждый работник должен ознакомиться под подпись с документами работодателя, на основании которых установлены правила обработки персональных данных. Кроме того, его нужно ознакомить с его правами и обязанностями в этой сфере.

При работе с персональными данными нужно придерживаться таких правил:

• когда от сотрудника получены только данные, которые нужны в рамках трудового законодательства и внутренних актов, получение согласия работника не нужно;
• обработка персональных сведений сотрудника направлена на достижение конкретных, заранее установленных и законных целей.

По ст. 22 ТК работодатель производит обязательное социальное страхование сотрудников. В связи с этим для передачи информации работников в ФСС и ПФР согласие брать не нужно.

Кроме того, согласие не надо получать в таких ситуациях:

• передача сведений сотрудника в случаях, которые связаны с исполнением им должностных обязанностей, в т.ч. при командировках;
• передача сведений в ИФНС, военные комиссариаты, профсоюзы;
• передача сведений в рамках полномочий, на основании запросов прокуратуры, органов безопасности и ОВД, трудовой инспекции при проведении ими контрольных мероприятий за соблюдением трудового законодательства.

При передаче персональной информации банкам, которые открывают и обслуживают карты для перечисления зарплаты, по мнению Роскомнадзора согласие не надо, когда:

• договор на выпуск карты оформляется напрямую с сотрудником, и в тексте документа имеются пункты о передаче работодателем персональных сведений работника;
• работодатель имеет доверенность на представление интересов сотрудника при оформлении договора с банком на выпуск карты и ее обслуживание;
• форма и система оплаты труда (выплата зарплаты на карту) указаны в колдоговоре (ст. 41 ТК).

Необязательные для устройства на работу документы

В ст. 65 ТК РФ четко оговорено, какие документы необходимы при приеме на работу, и работодатель не вправе требовать от работника при трудоустройстве документы сверх указанного перечня. Однако на практике это условие нередко нарушается, и некоторые руководители предпочитают самостоятельно определять, какие документы нужны при приеме на их предприятие. В большинстве случаев таким дополнительным документом при приеме на работу называется свидетельство о присвоении ИНН. На самом же деле предъявлять его работник не обязан, т. к. все необходимые сведения работодатель может получить сам в налоговой инспекции.

Тем не менее все же рекомендуется иметь данное свидетельство при себе. Хотя закон этого и не требует, его представление будет отчетливым жестом доброй воли и показателем лояльности работника по отношению к работодателю.

А вот требование представить в числе документов при приеме на работу подтверждение прописки абсолютно незаконно — и здесь идти на поводу у работодателя не следует. Закон прямо запрещает дискриминацию по месту жительства, т. к. трудоустройство никак с ним не связано.

Обязательные документы при приеме на работу

После того как соискатель прошел всевозможные тестирования и проверки, никаких вопросов как у работодателя, так и у кандидата не осталось, можно перейти на следующий заключительный этап оформления трудового договора, который подтверждает создание трудовых отношений. В ст. 65 трудового кодекса перечислены документы, которые необходимы для его оформления.

Документы для устройства на работу делятся на две основные группы:

• обязательные (общие) для всех, независимо от рода деятельности;
• важные для конкретного круга лиц или же требуемые в связи со спецификой работы.

Какие документы можно потребовать

Закон устанавливает перечень документов, которые работодатель вправе требовать у соискателя (ст. 65 ТК):

• Документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт).
• Трудовую книжку — бумажную или форму СТД-Р (полученную от прежнего работодателя) или форму СТД-ПФР (получить её можно в ПФР или через Госуслуги). Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то бумажную имеет смысл попросить для ознакомления, например, чтобы убедится в достаточном стаже по профессии.
• Документы воинского учета (для военнообязанных).
• Диплом (иной документ об образовании).
• СНИЛС — если он имеется. Если нет (с 2019 ПФР их не оформляет, и сотрудник, начавший трудовую деятельность в 2019 году и позже, уже не имеет СНИЛСа в привычной форме), то требуется документ по форме АДИ-РЕГ (утв. постановлением Правления ПФР от 13.06.2019 № 335п).

Если это необходимо в силу нормативных требований, запрашивается справка об отсутствии судимости (например, для трудоустройства в образовательные учреждения).

Подчеркнем: это рамочный, открытый перечень. В зависимости от обстоятельств или категории трудящихся могут потребоваться и иные документы, в частности:

• патент, разрешение на работу, полис ДМС, вид на жительство (для иностранцев);
• водительское удостоверение (для шоферов, курьеров);
• справка об отсутствии наказаний за употребление наркотиков и психотропных веществ (для работы в сфере транспорта);
• личная медицинская книжка (для общепита, торговли).

Пошаговая инструкция приема сотрудника на работу

Что делать, если соискателя не устраивает один из пунктов трудового договора? Надо ли у будущего работника запрашивать справку об отсутствии судимости? Подобные вопросы регулярно возникают у кадровиков, ведь процесс приема на работу нового сотрудника не так прост. Чтобы напомнить основные требования к оформлению документов, мы подготовили для вас пошаговую инструкцию.

Эмма Форштретер Преподаватель учебного центра «Потенциал», налоговый консультант, юрист

До того как вы подпишете с потенциальным сотрудником трудовой договор, заведете личную карточку и заполните его трудовую книжку, вы должны принять у него документы. Их перечень законодательно ограничен, включить в него что-то дополнительно работодатель не может. В список требуемых документов входят:

1. Документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это, конечно же, паспорт гражданина РФ. Однако будущий работник может предъявить вам воинское удостоверение, временное удостоверение личности или даже заграничный паспорт. Отказать такому соискателю в приеме на работу вы не вправе.
2. Трудовая книжка. Если человек устраивается на работу впервые, работодатель обязан обеспечить будущего работника бланком трудовой. Если трудовая книжка уже есть, внимательно проверьте ее на наличие ошибок и несовпадения личных данных. После того как вы внесете туда запись о приеме на работу, исправлять ошибки будет гораздо сложнее. Об этом мы подробно писали в статье «Ошибиться может каждый».
3. СНИЛС. Сегодня страховое свидетельство есть уже практически у всех, его получают даже для маленьких детей. Если у вашего работника все же нет такого документа, оформить его ― ваша обязанность.
4. Документ воинского учета (для военнообязанных).
5. Документ об образовании. Если работа требует специальных знаний и умений, соискатель должен представить документ, который подтверждает достаточный уровень подготовки, например диплом вуза, удостоверение о повышении квалификации или свидетельство об обучении.
6. Справка об отсутствии судимости. Согласно ст. 65 ТК РФ соискатель обязан представить данный документ, если устраивается на работу в сфере образования и воспитания несовершеннолетних, организации их досуга, медицинского обслуживания и социальной защиты, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства. Данное требование появилось относительно недавно, оно прописано в ФЗ № 387 от 23.12.2010.
7. Вид на жительство, разрешение на работу, патент и пр. ― дополнительные документы, которые представляют иностранцы или лица без гражданства при устройстве на работу на территории России. Требования к оформлению таких работников выделены в отдельную статью ТК РФ в конце 2014 года.

Документы, которые почти всегда требуют при устройстве на работу, хоть это и не законно

Опыт показывает, что многие работодатели хотят, чтобы их работники были прописаны в том же населенном пункте, где трудятся. Если в паспорте указан другой адрес, то они просят сотрудников зарегистрироваться по месту пребывания и принести соответствующий документ. Это требование не законно, но понятно, особенно если вам планируют выдать для работы какую-либо оргтехнику, инструменты или даже финансы. Вы можете отказаться предъявлять сведения о вашей регистрации по месту жительства или пребывания. Однако нужно понимать, что подобный отказ может быть воспринят вашим будущим шефом негативно.

В последнее время многие сотрудники работают удаленно. У фрилансеров документы о прописке обычно не спрашивают.

Еще один документ, который сотрудники отдела кадров почти всегда требуют при приеме на работу нового члена коллектива – это его ИНН. Однако законы нашей страны не обязывают граждан получать индивидуальный номер налогоплательщика, если они только не занимаются предпринимательской деятельностью. Если у вас нет ИНН, то вы можете сообщить работодателю об отсутствии этого документа. Если он будет все же настаивать на том, чтобы вы его предъявили, разумно потратить время на визит в налоговую, чем отказаться от желанной работы.

Для расчета налоговых вычетов, предоставления каких-либо льгот и преференций вас могут попросить принести копию свидетельства о рождении ребенка (детей). В ваших же интересах удовлетворить эту просьбу. Однако и отказ сообщать какие-либо сведения о семейном положении или составе семьи не может служить основанием отказа в трудоустройстве.

Не имеет права работодатель требовать и сведений о вашем вероисповедании, национальной принадлежности, политических взглядах.

Документы, требуемые в общем случае

Работодателям (организациям или индивидуальным предпринимателям) нужны работники, чтобы вести бизнес. Трудовые отношения работодателей и работников строго регламентированы. Прием сотрудников на работу не исключение, так, при трудоустройстве компания должна запросить у будущего работника комплект документов. В общем случае в него входят (ст. 65 ТК РФ):

• документ, удостоверяющий личность (паспорт, военный билет, паспорт моряка, свидетельство о рождении);
• трудовая книжка (за исключением трудоустройства сотрудников, впервые поступающих на работу и совместителей);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (при его наличии у сотрудника);
• документы воинского учета (военный билет, удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу для военнообязанных);
• документ об образовании (при условии, что работа предполагает наличие специальных знаний и навыков).

Услуги адвоката по гражданским делам

В юридическом бюро «Правовое решение» сформирована и успешно применяется практика гражданского права. Наши адвокаты ведут дела в сфере трудового, семейного и гражданского права.

Главная цель нашей компании – реальная помощь и защита клиента. Юристы компании «Правовое решение» занимаются не только семейными, жилищными и кредитными спорами, но и ведут дела, связанные с трудовыми правом и страховыми вопросами. В услуги адвокатов по гражданским делам входит:

• компетентная консультация по гражданскому праву;
• составление и подготовка необходимой документации;
• юридическое сопровождение в ходе исполнительного производства;
• ведение дел от имени клиента;
• защита интересов клиента в суде;
• представление интересов клиента в кассационном или апелляционном порядке.

Официальное трудоустройство

Заключение трудового договора с соискателем является его официальным трудоустройством. Официальное трудоустройство – это порядок оформления граждан на работу, который установлен ТК РФ. А неофициальное – это фактическое исполнение гражданином трудовых обязанностей, но при этом такие работники лишены гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Неофициальное трудоустройство, к сожалению, сильно распространено в наши дни.

Официальное трудоустройство гражданина подразумевает под собой:

• гарантированное получение вознаграждения за выполненную работу;
• право на получение ежегодного отпуска и компенсации за него;
• право на оплачиваемый больничный.

Кроме того, работодатель исполняет свои обязанности по отношению к официальному работнику:

• делает отчисления на его будущую пенсию;
• уплачивает взносы в фонды;
• уплачивает налоги в бюджет.

Официальное трудоустройство происходит при следующих обстоятельствах:

• соискатель пишет заявление, то есть изъявляет добрую волю трудиться именно у этого работодателя;
• последний, в свою очередь, выпускает соответствующий приказ о зачислении данного соискателя в штат сотрудников;
• на основании этого оформляется и подписывается трудовой договор;
• работник должен ознакомиться с приказом, со своей должностной инструкцией, а также с другими локальными нормативными актами.

Именно после подписания сторонами трудового договора у работодателя возникают определённые обязанности по отношению к работнику. Чтобы избежать этих обязанностей, работодатель может предложить соискателю устроиться на работу нелегально, то есть неофициально. Кроме того, это поможет сэкономить работодателю на налогах, а работнику на страховых взносах в ПФР и другие фонды. Именно этими аргументами руководствуется недобросовестный работодатель, предлагая соискателю неофициальное трудоустройство.

Стоит понимать, что нелегальное трудоустройство сильно «проигрывает» легальному. Отрицательные моменты такой «работы»:

• неофициальный работник лишён всех прав и гарантий. То есть он не может уйти на больничный или в отпуск. Кроме того, пособия по листу нетрудоспособности или за отпуск, даже если и выплачиваются, ничтожно малы;
• нередко работодатель обманывает таких работников с заработной платой;
• работодатель может придумать систему штрафов, что при официальном трудоустройстве недопустимо;
• работодатель заставляет своих работников работать сверх нормы или по выходным, грозя им увольнением. При этом сверхурочная работа никак не оплачивается;
• другие минусы, которые могут возникнуть в зависимости от вида деятельности работодателя.

Дополнительные документы, которые может запросить работодатель

В некоторых случаях работодатель требует представить дополнительные документы. Персональные данные кандидата, подтвержденные соответствующей документацией, нужны при необходимости предоставления ему льгот, гарантий и компенсаций. Зачастую работодатель запрашивает следующие документы:

• медицинская книжка или лист с медицинским заключением могут быть важны при приеме на работу в некоторых отраслях, список которых можно найти в Трудовом кодексе РФ, а также, если будущий работник – несовершеннолетний;
• ИНН (идентификационный номер налогоплательщика) не входит в список обязательных документов и не прописан в Трудовом кодексе, но некоторые работодатели могут попросить предъявить его;
• для того, чтобы узнать о человеке как о работнике, его положительные и отрицательные качества, может быть запрошена характеристика с предыдущего места работы;
• часто нужна справка о предшествующей заработной плате;
• также необходима регистрация, хотя статья 64 Трудового кодекса РФ запрещает отказ при приеме на работу по причине отсутствия регистрации по месту пребывания или жительства.

Нюансы при приёме на работу иностранного работника

Существенных нюансов работы в РФ иностранного гражданина всего два. Естественно, плохое знание языка или культуры новой страны не считается за проблему.

1. Трудовая книжка — это проблема №1. Она оформлена по стандартам Конституции родной страны иностранца, и не подходит для использования в РФ. Кадровый работник может изучить трудовую деятельность нового работника, но не может забирать чужестранную трудовую книжку на хранение, наряду с российскими. В течение 5 рабочих дней работодатель должен позаботиться о заведение на иностранного работника трудовой книжки образца РФ.
2. Налоги. Если гражданин находится в России менее 183 дней, то НДФЛ с его з/п составляет 30%. Если более, то стандартные 13%. Иногда по этой причине работодатели спрашивают, как долго иностранец пребывает в стране. Иногда, могут отказать в работе.

Похожие записи:

• Семьи с новорожденными детьми
• Выплаты молодым семьям: какие пособия полагаются в 2023 году и как их получить
• Отказ от наследства совершается подачей наследником заявления нотариусу