Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отсутствие первичных документов в бухгалтерии: кто за это отвечает?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговики имеют право определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему РФ, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях, в частности, непредставления в течение более двух месяцев налоговой инспекции необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения, ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Причины утери документации
В случае отсутствия первичных документов руководитель организации создает комиссию по расследованию причин данной пропажи (в соответствии с пунктом 6.8 «Положения о документах и документообороте»).
Форс-мажор. Если утрата документов наступила в результате экстремальных условий (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома), то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС. В этом случае к заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Госпожнадзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справку из ДЭЗ (РЭУ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
О видах ответственности
Анализируя судебную практику, мы пришли к выводу, что помимо административной ответственности за утерю, а точнее за отказ восстанавливать документы, может последовать даже уголовная. Открываем КоАП, УК и НК РФ и вычитываем следующее:
- Административная ответственность
Здесь действует самая безобидная, на первый взгляд, форма наказания – небольшой штраф. Так, согласно статье 15.11 КоАП РФ за нарушение сроков хранения, преждевременное уничтожение, повлекшее за собой изменение налоговой базы даже в одной из строк более, чем на 10%, следует наложение штрафа на юридическое лицо в размере от 2000 до 3000 рублей. Да, это немного, однако, лишние штрафы, полагаем, никому не нужны. Просто следует быть немного внимательнее.
- Налоговая ответственность
В том случае, если необходимых первичных документов не окажется в ходе очередной налоговой проверки, инспектор имеет право наложить штраф на организацию из простых расчетов:
-
200 рублей за каждый не предоставленный документ (п.1 ст.126 НК РФ)
-
10 000 рублей при утрате документации за один налоговый период
-
30 000 рублей – за несколько отчетных периодов (п. 2 ст. 120 НК РФ)
-
В размере 20% от суммы заниженного налога, вызванного утратой, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ)
Вот вам «домашнее задание»: посчитайте, какой штраф может выставить налоговый инспектор, если в ходе проверки не удастся найти «первичку» за один календарный месяц.
- Уголовная ответственность
Данный вид ответственности будет применим к тем компаниям, которые не только умудрились потерять, но также уклоняются от уплаты штрафа и прочими средствами стараются избежать наказания:
-
Согласно части 1 статьи 199 УК РФ, за отказ от уплаты штрафов (налогов), наложенных на руководителя организации или юридическое лицо в целом, грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Также возможен арест на срок до 2 лет, либо лишение права занимать руководящую должность (для директора) в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
-
По части 2 этой же самой статьи предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонения от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. Здесь же по решению суда может быть поставлен запрет на предпринимательскую деятельность сроком уже на 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года
В утере или порче виноват сотрудник
Вполне себе обычная ситуация. Исходя из предписаний НК РФ, на главном бухгалтере лежит ответственность по соблюдению сроков хранения первичной документации. В то же время, в рамках его обязанностей не входит их прием – это могут делать и другие сотрудники, например, младшие бухгалтера или же работники отдела логистики. Нередки случаи, когда по неосторожности или не внимательности, документация «не доходит» до ответственного лица.
Ситуации могут быть совершенно разными. Например, водитель заправил горючим автомобиль, получил кассовый чек на АЗС, положил его в карман, а когда приехал в офис, обнаружил, что он по дороге выпал. Или же он довез его до «пункта назначения», передал начальнику службы логистики, а далее бумага потерялась уже на этом этапе. С точки зрения нашего законодательства данный акт является грубым нарушением, и за ним в теории может последовать дисциплинарное наказание.
Согласно статье 193 ТК РФ, сотруднику может быть объявлен выговор или даже последовать увольнение в случае, если нарушение будет расценено как грубое. Увольнение сотрудника может быть произведено в соответствии с Приказом № Т-8, утвержденным Письмом Роструда от 01.06.2011 года № 1493-6-1.
Особенно непонятным решение АС ЦО выглядит на фоне Постановления АС МО от 26.05.2015 по делу № А41-14215/14[1]. (Хотелось бы заметить, что поиск решения был непростым, так как кассация не признала мнение апелляции, которая, в свою очередь, отвергла решение первой инстанции.)
Компания ошибочно занизила налоговую базу по НДС. Но при этом она не использовала все суммы «входного» НДС, которые могла бы предъявить в налоговом периоде к вычету из бюджета. Налоговики отказались принимать данные суммы к вычету при подсчете итогового результата по факту проведения проверки.
Суд первой инстанции посчитал, что контролеры сделали это незаконно. Последние при проведении выездной налоговой проверки должны были установить действительную налоговую обязанность налогоплательщика. Поэтому инспекции следовало учесть представленные обществом в подтверждение права на налоговый вычет документы и уменьшить приведенные в оспариваемом решении доначисления по НДС на сумму указанных вычетов.
В апелляции же решили, что применение налоговых вычетов по НДС является правом налогоплательщика. Чтобы его реализовать, нужно подать налоговикам декларацию с отражением соответствующих данных. А само по себе наличие у налогоплательщика документов, подтверждающих право на применение налоговых вычетов, без подачи декларации ничего не значит.
К сведению:
В основе решения апелляционной инстанции суда, вероятнее всего, лежит позиция, следующая из Письма ФНС России от 24.12.2012 № СА-4-7/22020@. Ссылаясь на постановления Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 № 8686/07, от 09.11.2010 № 6961/10, от 09.03.2011 № 14473/10, а также на Определение ВАС РФ от 26.04.2012 № ВАС-2341/12 по делу № А71-13079/2010-А17, ФНС указывала, что расчет, в частности, суммы налога на прибыль заключается не только в правильном определении суммы доходов, но и в правильном определении суммы расходов. А вот получение вычета по НДС – это право налогоплательщика, доказывать которое (как и сумму вычета) налогоплательщик должен самостоятельно. Что же касается суммы начисленного налога, то она вообще от размера вычетов не зависит.
Тем не менее в кассации с апелляцией не согласились. Право налогоплательщика на самостоятельную реализацию права на налоговый вычет не освобождает налоговиков при проведении выездной налоговой проверки от обязанности определить сумму налогового обязательства, действительно подлежащую уплате в бюджет. Даже непредставление уточненных налоговых деклараций также не освобождает инспекцию от выполнения этой обязанности.
Особо отметим, что данное решение суда было основано на позиции Президиума ВАС (Постановление от 25.06.2013 № 1001/13). А из этого вроде бы как следует, что налоговики при проведении проверки должны учитывать всю потенциально возможную к возмещению сумму «входного» НДС, а не только ту, которую налогоплательщик действительно указал в налоговой декларации.
Но ведь в деле, рассмотренном АС ЦО, налоговики так, собственного говоря, и поступили! Они собрали все те счета-фактуры, которые смогли найти и которые представил сам налогоплательщик, и использовали их для налогового вычета. А больше-то для вычета ничего и не было.
Ну и что они сделали не так?
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Источник
В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.
Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.
Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).
Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.
Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.
Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.
Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.
Как подстраховаться для непредвиденных ситуаций
Четко налаженная регистрация первичных документов, и правильно организованное хранение не гарантируют их утраты. Существуют обстоятельства, которые невозможно предусмотреть — пожар, затопление, стихийное бедствие, кража со взломом и т. д. Подстраховаться от потери документов невозможно, а от немедленных карательных мер за их отсутствие — вполне. Что нужно сделать в первую очередь:
- Доказать отсутствие злого умысла. В этом помогут справки из МЧС, Госпожнадзора, эксплуатирующей организации или ОВД в зависимости от причины и характера ущерба.
- Провести инвентаризацию для выяснения масштаба потерь.
- Обратиться в банк и к контрагентам с просьбой предоставить копии утраченных оригиналов, и сохранять документальные подтверждения переписок.
Крайне внимательно относитесь к организации документооборота. В большинстве случаев при своевременном выявлении проблему можно решить, но сил и времени на это уйдет немало. Важную роль играют отношения с контрагентами, которые могут выручить, потратив собственные ресурсы, и предоставив копии, или отказать, и таким образом существенно усложнить вам жизнь.
Бухгалтер на аусторсинге — удобное решение для компании. В любых жизненных ситуациях он может оперативно решить вопросы бухгалтерии.
Что делать, если документы утеряны
В хозяйствующей деятельности организации бывают самые разнообразные ситуации. Как поступить, если документы были потеряны? Прежде всего необходимо получить об этом официальное подтверждение. В соответствии с обстоятельствами инстанции получения справок (актов) могут быть различными. После установления причины утраты финансовой документации необходимо выяснить, какой государственный орган может подтвердить факт наступления происшествия.
Например, если причиной утраты документов стало стихийное бедствие (наводнение, ураган и пр.), представители организации должны обратиться в территориальное управление МЧС России. Следовательно, при пожаре необходимо получение официального документа пожарной службы, а при хищении — отделения местного управления внутренних дел.
Однако для обращения в вышеуказанные инстанции необходимо провести следующие мероприятия. Для исключения вины организации и ее должностных лиц в произошедшем необходимо создать комиссию по расследованию утраты и гибели документов и выявлению виновных. В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105, комиссия должна быть создана незамедлительно после наступления события.
Руководитель организации выпускает приказ, которым назначает состав комиссии. Как правило, в нее входят сотрудники финансовой службы и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего. Например, юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. Кроме того, чтобы исключить факт заинтересованности со стороны сотрудников при расследовании происшествия, необходимо участие независимых специалистов (сотрудников следственных органов, государственного пожарного надзора, МЧС России, аудиторов, оценщиков). Отметим, что последнее требование не является обязательным. Однако больший вес будет иметь заключение комиссии, в которую входили представители госучреждений.
По результатам расследования необходимо составить акт, который утверждает руководитель организации. При подготовке этого документа следует максимально подробно описать место происшествия и характер внешних повреждений. В акте должен быть приведен перечень лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.). Их письменные объяснения должны быть приложены к акту.
К акту необходимо приложить опись утраченных (поврежденных) документов. Согласно ст. 12 Закона N 129-ФЗ следует провести инвентаризацию имущества (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Порядок ее проведения и оформление результатов установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Когда восстановить документы невозможно
В действительности далеко не всегда удается восстановить всю «первичку». Самыми распространенными причинами являются отказ контрагента представить необходимые копии документов или ликвидация кого-то из бывших партнеров. Поэтому организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли и применение налоговых вычетов по НДС, а значит, ей придется пересчитать налоги и доплатить необходимые суммы в бюджет.
В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 Налогового кодекса при проведении проверки ИФНС вправе доначислить организации налоги расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных плательщиках.
Единой методики расчета и доначисления налогов нет, поэтому в зависимости от конкретной ситуации налоговыми органами могут применяться различные методы расчета. При выборе аналогичной организации обычно учитываются ее отраслевая принадлежность, вид деятельности, среднемесячный размер выручки, среднесписочная численность работников, общая стоимость основных средств и другие показатели.
При проверках может быть использован следующий порядок расчета налогов на основании данных об аналогичных организациях. Если по имеющимся в наличии данным бухгалтерского учета налогоплательщика, утратившего документы, можно рассчитать сумму его выручки, то сначала нужно найти расчетный коэффициент. Он исчисляется путем деления облагаемого дохода аналогичной организации на ее выручку. Затем выручка проверяемой организации умножается на расчетный коэффициент, и таким образом определяется налогооблагаемая база. Рассмотрим вышеизложенное на примере.
Пример 1. На территории ООО «Флигель» произошел пожар, в результате которого были частично уничтожены финансовые документы. Однако удалось рассчитать сумму выручки, которая составляет 150 000 руб.
Действующее законодательство РФ предусматривает обязательное документальное оформление актов бухгалтерского и налогового учета. А Федеральный Закон «О бухгалтерском учете» указал на обязательное подтверждение первичными документами всех операций, которые отражаются на счетах учета, независимо от того, были такие документы разработаны законодательно или нет.
При наличии законодательной разработки и утверждения первичных документов, т.е. речь идет об унифицированной форме, предприниматели обязаны применять их в работе.
Если унифицированных документов для конкретной операции нет, то их следует разработать самостоятельно в произвольной форме. О необходимости документального подтверждения данных налогового учета говорит также и действующий Налоговый Кодекс РФ в подпунктах 3 -8, пункта 1 статьи 23 НК РФ, в соответствии с нормами которого налогоплательщики обязаны вести учет своих доходов (расходов) и объектов налогообложения, если такая обязанность предусмотрена законодательством о налогах и сборах. На налогоплательщиков законом возлагается обязанность в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, а также иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, уплату налогов. Благодаря этому, налогоплательщику гарантируется начисление налогов в том размере, в котором они подлежат начислению на основании норм действующего налогового законодательства РФ.
Следует обратить внимание на статью 252 НК РФ, которая устанавливает обязанность по подтверждению всех налогооблагаемых расходов, оформленных в предусмотренном законодательством порядке. Резюмируя сказанное, стоит подчеркнуть, что отсутствие первичных документов для предпринимателей означает наличие прямого налогового риска, который связан как с нарушением методологии бухгалтерского и налогового учета, так и с применением штрафных санкций в размере от десяти до тридцати тысяч рублей. Применение штрафных санкций в размере 20 % от суммы недоимки и доначисления налогов по статье 122 НК РФ могут повлечь расходы, не подтвержденные документами и исключенные из состава налогооблагаемых расходов.
Основанием для отказа в использовании налогового вычета может стать и отсутствие документов, которыми следует подтверждать правомерность оприходования на учет товаров, работ или услуг. Наличие недоимок по НДС и налогу на прибыль может привести к начислению пени по статье 75 НК РФ, в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки платежа в бюджет. Даже если документы были утеряны не по вине налогоплательщика, а вследствие кражи или пожара, то все перечисленные выше обязательства по документальному подтверждению данных налогового и бухгалтерского учета остаются за налогоплательщиком, поскольку в действующем законодательстве РФ о налоговом и бухгалтерском учете, не содержится оговорок для форс-мажорных ситуаций.
В какие сроки нужно заплатить штраф?
Если после того как документ был утерян, вы обратились в УВМ МВД РФ и вам все-таки был назначен штраф, нужно обязательно исполнить постановление (т.е. произвести оплату). На то, чтобы рассчитаться с государством, у вас будет 60 суток, причем этот срок отсчитывается с того момента, когда постановление вступило в законную силу.
Важно! Постановление о назначении штрафа вступает в силу через 10 дней после его вынесения. В итоге на уплату штрафа дается больше двух месяцев (70 суток).
Игнорировать постановление и надеяться, что о штрафе забудут, не рекомендуется. Если нарушитель не оплатит штраф, в течение 10 дней после возникновения просрочки представитель УВМ вправе передать материалы дела в Федеральную службу судебных приставов. Результат такой передачи — возбуждение исполнительного производства (это означает, что из-за небольшого штрафа вас будут искать судебные приставы).
Нужно иметь в виду, что должностные лица УВМ вправе привлечь вас к ответственности только в течение двух месяцев с момента подачи документов об утере паспорта. Если два месяца уже прошло, а штраф был только назначен, вы можете обжаловать постановление.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Уголовная ответственность
Такая ответственности грозит тем организациям, которые не просто потеряли первичку, но также уклоняются от уплаты штрафа.
1. Согласно ч. 1 ст. 199 УК РФ, за уклонение от уплаты штрафов (налогов) руководителю организации грозит штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей. Возможен и арест на срок до 2 лет, либо лишение директора права занимать руководящую должность в течение 3 лет. Еще по этой же статье руководителя компании могут наказать путем взыскания с него суммарной заработной платы за период от 1 до 2 лет
2. По ч. 2 ст. 199 УК РФ предполагается штраф от 200 000 до 500 000 рублей за уклонение от уплаты налогов (штрафов) в особо крупных размерах. По решению суда может быть запрещено заниматься предпринимательской деятельностью на срок 3 года, арест – сроком на 5 лет и принудительное взыскание заработной платы за 3 года