Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет компенсации за несколько лет неиспользованного отпуска при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении
Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.
Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.
Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.
Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.
Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Кто не имеет право на компенсацию взамен отпуска?
Компенсация за неиспользованный отпуск не выдается работнику, если он уже был в отпуске и у него не осталось неиспользованных дней отдыха. Частным случаем данного правила является предоставление отпуска увольняющемуся работнику по его заявлению перед расторжением контракта в полном объеме. Но это возможно только при получении согласия руководства.
Положения законодательных актов закрепляют, что работник должен воспользоваться имеющимся у него периодом отпуска в течение полутора лет с момента появления права. Иначе отпуск сгорает, поэтому на компенсацию за него работник не может рассчитывать.
Важно! Предприятие в этом случае также несет административную ответственность за что своевременно не направило сотрудника в очередной отпуск. Администрация и ответственные лица в организации могут быть наказаны штрафами.
Хозяйствующий субъект может оформлять с физлицами также гражданские договора, на которые правила трудового законодательства не распространяются. В этом случае исполнители не могут рассчитывать на отпуска, поэтому и компенсации за неиспользованные периоды отдыха им не полагаются.
В некоторых случаях, перечисленных в ТК РФ, работодатель должен оформить отпуск, и заменять его компенсацией не имеет права.
Это прежде всего:
- Работницы в положении;
- Несовершеннолетние;
- Работающие на предприятии, у которых есть дети до 3 лет.
- Занятые на рабочем месте с вредными или опасными показателями.
Прежде чем подсчитать, сколько дней не успел отдохнуть работник, нужно определить его отпускной стаж – период работы, за который ему положены отпускные дни.
Для того, чтобы его правильно рассчитать, обратимся к Трудовому кодексу РФ к его 121 статье. Данная статья поможет определить, какие временные промежутки следует учесть, а какие исключить из отпускного стажа.
Периоды, которые нужно включить:
- фактически отработанное работником время;
- отпуск без сохранения заработной платы в пределах 14 дней;
- время, когда сотрудника отстранили от выполнения его трудовых обязанностей, в связи с не прохождением медицинского осмотра, и если отсутствие медосмотра произошло не по вине самого работника;
- если работник фактически не находился на рабочем месте, но это место за ним сохранялось (выходные, праздничные дни, время отпуска, больничные, отпуск по беременности и родам и пр.);
- вынужденное отсутствие работника на рабочем месте не по его вине.
Периоды, которые нужно исключить:
- отпуск по уходу за ребенком;
- отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
- прогулы без уважительной причины.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск
Компенсация, как мы уже заметили, выплачивается за определенный период. В расчет последний рабочий год (или меньший срок, если сотрудник не успел доработать полный период) перед тем месяцем, когда сотрудник потребовал выплат.
Что учитывается в расчетах средств, положенных к выплате:
- полагаемый отпускной срок, за который рассчитывается компенсация;
- различные выплаты, которые имели место в период работы сотрудника;
- средний доход сотрудника за день.
Кратко пройдемся по каждому пункту, чтобы понимать, о чем речь.
Период отпуска в установленном законом порядке составляет 28 дней. В некоторых трудовых отношениях срок может быть иным, все зависит от условий работы. Стоит заглянуть в трудовой договор, в котором обязательно указаны все условия, касающиеся отпуска – в частности, в документе должно быть сказано об отпускных сроках.
Учитываемые выплаты, которые получал сотрудник в течение расчетного периода, могут представлять собой:
- непосредственно, сама заработная плата;
- различные премии и другие денежные вознаграждения;
- надбавки за переработки, дополнительные выходы на работу в выходные и т.п.;
- вознаграждения на работу в опасных условиях;
- повышенные коэффициенты и так далее.
Средний доход за один рабочий день нужно рассчитать. Есть несколько вариантов расчета, все зависит от того, отработал ли сотрудник полный рабочий год или нет.
Если полный период отработан, то можно следовать следующей формуле:
Складываем суммы всех полученных за период выплат – делим на двенадцать месяцев – полученную сумму делим на среднее количество дней в месяце (традиционно используют показатель 29,4).
Если рабочий год не отработан полностью, то сначала необходимо вычислить показатель, отражающий общее количество дней в неполном календарном месяце. Звучит, на первый взгляд, непонятно, но на деле несложно:
Среднее количество дней в месяце делим на общую сумму календарных дней в одном месяце – Полученную сумму умножаем на все количество дней, которые сотрудник успел отработать за месяц.
Когда у нас есть этот показатель, берем следующую формулу для расчета среднего дохода за день:
Складываем сумму всех полученных выплат (если сотрудник успел их получить за отработанный период) и делим на дни в неполном календарном месяце.
Что касается финальной формулы, которая используется для расчета компенсации, она совсем простая:
Средний доход за день нужно умножить на то количество отпускных дней, которые не были использованы сотрудником.
Так выглядит общая система расчетов, но на практике могут возникнуть различные индивидуальные условия, которые нужно учитывать:
- Необходимо правильно определить количество дней, за которые требуются выплаты – в расчет идут не обязательно 28 законных отпускных дней, а только те, в которые вы работали вместо того, чтобы отдыхать.
- В общую формулу расчетов также нужно вписывать не только ежегодный традиционно установленный отпуск, но и дополнительные периоды отдыха, если работодатель их предоставлял.
- На бумаге (во время расчетов) в качестве тех или иных показателей часто получаются числа с десятичными знаками (например, 9,55 дней). Для чистоты расчетов такие числа следует округлять до целых. Минздравсоцразвития РФ рекомендует делать это в пользу работника (в данном примере – до десяти целых).
Налогообложение и особые случаи
При расчете денежной компенсации за неиспользованный отпуск приходится учитывать и основные налоговые отчисления, так как этот вид пособия является налогооблагаемым. Так, НДФЛ с этой суммы возмещения принято взимать в том случае, если сотрудник получает выплату в день официального расчета или в день зарплаты по установленному графику и заниматься этим должен исключительно работодатель.
Однако не стоит думать, что после налогообложения сумма компенсации будет уменьшена, ведь эта статья расходов закрепляется за самим предприятием и сотрудник получает на руки чистую выплату. Это правило не распространяется на ситуации, когда сотрудник решил рассчитаться с занимаемой должности по собственному желанию или захотел получить денежную компенсацию за неиспользованные дни отпуска вместо самого отдыха. Налог на прибыль, единый социальный налог, а также страховые и пенсионные взносы не удерживаются из общей суммы компенсации.
Какие дни отпуска нельзя заменить выплатой компенсации?
При расчете компенсации должен учитываться весь неиспользованный отпуск за все предыдущие годы, когда увольняющийся работник не отдыхал либо отдыхал, но не в полной мере, таковы требования Трудового Кодекса Российской Федерации (статья 127).
Однако, если сотрудник не увольняется и решил воспользоваться компенсацией, то трудовое законодательство запретит это сделать. Но как было сказано выше, исключением будет являться ситуация, когда сотрудник имеет удлиненный или дополнительный отпуск и при этом отгулял только гарантированные 28 календарных дней, а за все что свыше требует компенсацию. В этом случае компенсация положена, но так же существует ряд категорий граждан, которые не смогут воспользоваться выплатой на таких условиях. Так, например, следующим лицам положена компенсация только свыше 7 дней дополнительного отпуска:
- Беременные женщины;
- Несовершеннолетние сотрудники;
- Работники вредных и тяжелых производств;
Важно! Вышеперечисленные категории граждан должны обязательно отгулять 7 дней предоставляемого дополнительного отпуска.
Можно ли заменить выплату отпуском
Если работник решил уволиться из компании по своему желанию, и при этом у него еще остались дни отпуска, то у него есть возможность сначала взять отпуск, а в его последний день уволиться.
Но чтобы воспользоваться такой возможностью, необходимо получить разрешение руководства организации, поскольку это не является обязанностью. Директор имеет право отказать в предоставлении отпуска перед увольнением, а просто уволить и выплатить компенсацию.
Также нельзя взять отпуск перед увольнением в случае, когда это действие выполняется по инициативе администрации фирмы за совершенный проступок.
Внимание! Если отпуск перед увольнением предоставлен, то у работника существует право отозвать свое заявление на увольнение только до того дня, как у него начинается период отдыха.
Такая особенность исходит из того, что фактически увольнение производится в завершающий рабочий день сотрудника, и в этот же момент ему перечисляется компенсация и выдаются все документы.
Периоды для получения компенсации за неиспользованный отпуск для декретницы в 2023 году
Для расчета отпускных требуется учесть, какие периоды могут включаться в трудовой стаж, а какие не принимаются в расчет. На определенном предприятии в период работы сотрудницы принимаются во внимание отрезки времени:
- время, занятое непосредственно выполнением трудовых функций;
- нахождение в дополнительном неоплачиваемом отпуске не более 2 недель за весь год;
- период вынужденного прогула, если в этом есть вина работодателя, которая установлена решением суда, и уволенная сотрудника восстановлена по закону на работе;
- время отстранения от служебных обязанностей по причине отсутствия акта медицинского освидетельствования, если таковой требуется по должностной инструкции и ТК РФ, если такое нарушение допущено не по вине сотрудницы, а других инстанций – срыва приема медицинской комиссией, отсутствие отгула от работодателя для прохождения обследований и др.;
- при сохранении рабочего места, если отсутствие сотрудницы на месте объясняется причинами, установленными трудовым законодательством – официальные праздники, нахождение в основном оплачиваемо отпуске, выходные и другие дни, когда отдых предусмотрен на законодательном уровне.
Не включаются в страховой стаж следующие периоды, которые не дают право на время отпуска:
- нахождение в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 1,5 лет;
- при отсутствии сотрудницы по причинам, не считаемых по ТК РФ уважительными, также если допускалось устранение от работы по обстоятельствам, указанным в ст.76 ТК РФ.
Когда выплачивается компенсация при увольнении декретницы за неиспользованный отпуск в РФ в 2023 году
Выдача трудовой книжки и полный объем выплат осуществляется на день увольнения. Если документ, подтверждающий стаж, не предоставлен сотруднице в течение 3 и более дней, то она имеет право подать жалобу в Инспекцию по труду или суд для получения компенсации за указанные дни.
Если декретница не является в течение 3 дней после увольнения самостоятельно за трудовой книжкой и получением компенсации, кадровый отдел или бухгалтерия при отсутствии первого обязана направить уведомление заказным письмом.
В нем требуется указать на необходимость явки в компанию для получения оригиналов документов и расчета, либо сообщить в фирму о необходимости высылки трудовой книжки и сопутствующих документов из личного дела Почтой России. Представителю такой формуляр строгой отчетности передается исключительно на основании нотариально заверенной доверенности со снятием ее копии для хранения в материалах дела компании.
В случае задержки возврата трудовой книжки сотруднице, которая по какой-либо причине не явилась за ней, и не получила средства, предприятие, не отправившее соответствующее уведомление на последний адрес регистрации декретницы, выплачивает компенсацию за каждый просроченный день в размере среднего заработка до момента полного расчета и возврата документов бывшей сотруднице.
Если это, например, год, то деньги могут быть потребованы через суд за весь указанный период. По закону считается, что гражданка не имеет возможности в это время устроиться на должность и теряет заработок. Без трудовой книжки прием на работу воспрещается согласно ТК РФ.
Правила расчета неотгуленного отпуска при увольнении
Процедура подсчета суммы положенных отпускных предусматривает учет не всех доходов работника, а период трудоустройства разбивается на несколько этапов, часть из которых при расчете отпуска не засчитываются.
Применяя различные формулы исчисления компенсации неиспользованного отпуска, бухгалтерия действует по строго заданному алгоритму:
- Подсчет количества дней, за которые будет рассчитана выплата.
- Определение суммы с применением рассчитанного среднедневного заработка.
- Вычисление суммы к оплате, исходя из подсчитанного срока и величины заработка.
Для опытного бухгалтера подсчет компенсации отпускных декретницы легко, так как принцип расчета аналогичен со стандартной процедурой ухода работника в отпуск. Главное, определить два показателя, участвующие в формуле – среднедневной заработок (СДЗ) и число дней.
Как производится расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника?
Уволиться работник может по разным причинам. Основания для официального расторжения трудового договора закреплены в ст.49 ТК РК. При этом, если на дату увольнения у работника накопились неиспользованные дни трудового отпуска, у работодателя и работника имеется 2 варианта:
- отправить работника в трудовой отпуск с последующим увольнением, если срок трудового договора истекает, а время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока действия договора (п.1 ст.96 ТК РК);
- компенсировать неиспользованные дни отпуска соответствующей выплатой (п.2 ст.96 ТК РК).
Многие работники предпочитают использовать второй вариант, рассчитывая на компенсацию неиспользованных дней.
Для сведения: Согласно ТК РК (п.3 ст.95 и п.2 ст.96 ТК РК) получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска работник может только, если он был отозван из ежегодного оплачиваемого отпуска или при увольнении, если имеются неиспользованные дни отпуска. Если работник продолжает работать, но использовать отпуск не может по различным причинам, получить вместо отпуска компенсацию он не вправе. Также следует иметь ввиду, что законом запрещено непредоставление отпуска более двух лет подряд (п.3 ст.94 ТК РК). Поэтому работникам нет смысла «копить» дни в расчете на получение компенсации –получить деньги можно только оформив отзыв из оплачиваемого отпуска (по соглашению с работодателем).
Согласно п.2 ст.96 ТК РК, сумма компенсации рассчитывается исходя из средней заработной платы работника, которая, в свою очередь, рассчитывается по Единым правилам, утвержденным приказом Минздрава №908 от 30.11.2015 г. К данным правилам разработаны Методические рекомендации, разъясняющие порядок их применения.
В первую очередь, определяется средний дневной заработок:
Сумма начисленной за 12 месяцев зарплаты / Количество рабочих дней (часов) за 12 месяцев
Затем определяется средняя заработная плата:
Средний дневной заработок * Количество рабочих дней
Согласно п.6 Методических рекомендаций по применению Единых правил, дни неиспользованного отпуска отсчитываются с рабочего дня, следующего за датой увольнения работника и выбираются рабочие дни, приходящиеся на этот период с учетом режима работы. Для такого расчета удобно пользоваться Производственным календарем, который разрабатывается на каждый год и публикуется в свободном доступе.
Пример №1.
Работник принят на работу 11.01.2021 г., на условиях 40-часовой рабочей недели, пятидневки. Отработав 2 месяца, работник решил уволиться. Дата прекращения трудового договора -11.03.2021 г. За два отработанных месяца работнику начислена зарплата в сумме 300 000 тг. Фактически отработано дней:
- за январь 2021 г. -18 рабочих дней;
- за февраль 2021 г. -20 рабочих дней;
- за март 2021 г. – 8 рабочих дней.
Как выполнить вычисление среднего заработка?
Принцип расчета среднего заработка в день для компенсационной выплаты не отличается от расчета самих отпускных. Здесь следует учесть зарплату за двенадцать месяцев, которые предшествовали дате увольнения. В сумму прибыли нужно включать то же количество средств, что и при расчете отпускных.
Т.е., учитывается исключительно вознаграждение за дни работы, включая оклад, ставку, стимулирующие, премии и аналогичные выплаты за отработанные смены. Больничный же, командировочные, предыдущие отпуска, соцпособия, простой, матпомощь и другие доплаты в процессе увольнения исключаются.
Выполнив расчет за год, необходимо определить среднедневной заработок для компенсации, воспользовавшись такой формулой:
- прибыль за предшествующие двенадцать мес. / на год (12) / 29,3 дн.
Здесь последнее значение является средним числом дней в месяце. Если же трудящийся до увольнения отработал неполный период, то необходимо выполнить расчет в таком порядке:
- отдельно выполните подсчет месяцев, которые до конца отработаны увольняемым;
- помножьте целиком отработанные месяцы на 29,3 дн.;
- расчет дней в не полностью отработанных месяцах необходимо выполнить, воспользовавшись такой формулой:
- отработанные дни / длительность месяца по календарю по дням * 29,3;
- когда в расчетном сроке присутствуют несколько месяцев, отработанные не полностью, то следует считать дни по всем месяцам отдельно;
- полученные значения необходимо сложить. В результате выйдет общее число отработанных дней по факту.
На последнем этапе необходимо выполнить расчет среднедневного заработка, поделив прибыль за период на отработанные дни. Получившуюся сумму необходимо обязательно округлить, чтобы было не более двух цифр после запятой.