Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гост делопроизводство печати и штампы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Когда можно не ставить печать
Отмена обязательной печати затронула много законов. Теперь в них есть формулировка «(при наличии печати)». То есть, если организация решила работать без печати, то в части документов наличие оттиска стало необязательным.
Вот сводная таблица таких законов и документов.
| Закон | Документ |
| Трудовой кодекс РФ (ст. 230) | Акт о несчастном случае на производстве |
| Арбитражный процессуальный кодекс РФ (ч. 5 ст. 61) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский процессуальный кодекс РФ (ч. 3 ст. 53) | Доверенность от имени организации |
| Гражданский кодекс (абз. 9 п. 1 ст. 913) | Двойное складское свидетельство |
| Федеральный закон от 26.12.08 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ч. 10 ст. 16) | Журнал учёта проверок |
| Федеральный закон от 02.10.07 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ч. 2 ст. 54) | Доверенность, выдаваемая от имени организации другому лицу |
| Федеральный закон от 13.07.15 № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (ч. 9 ст. 18) | Копии учредительных документов |
| Федеральный закон от 22.11.95 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборото этилового спирта, алкогольной и спиртосодержищей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции» (подп. 5 п. 1 ст. 10.2) | Копия извещения об уплате авансового платежа акциза с отметкой налогового органа по месту постановки на учет покупателя спирта |
| Федеральный закон от 16.07.98 № 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)» (абз. 6 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25) | Выписки по счету депо Закладные об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства |
| Федеральный закон от 22.04.96 № 39-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Решения об эмиссии ценных бумаг Сертификаты эмиссионной ценной бумаги Решения о выпуске российских депозитарных расписок |
| Федеральный закон от 21.12.01 № 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16) | Документы, содержащие сведения о доле РФ, субъекта РФ или муниципального образования в уставном капитале юридического лица Документы, представляемые претендентами на покупку имущества |
| Федеральный закон от 27.11.10 № 311-ФЗ «О таможенном регулировании в РФ» (п. 6 ч. 3 ст. 90) | Копия аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, прилагаемой к заявлению включении в реестр уполномоченных экономических операторов |
| Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 51, ст. 88) | Доверенности, прилагаемые к заявкам на участие в открытом конкурсе или закрытом аукционе Заявка на участие в закрытом аукционе |
Как использовать печати в организации
Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г. № 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.
Важно знать:
- Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
- Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Как отказаться от использования печати
Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.
Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.
Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.
Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.
Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.
Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.
Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись.
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Печать на приказах не проставляется. Это связано с тем, что приказ является внутренним распорядительным документом, который включает вновь принятого работника в организационные связи предприятия. Так, кадровые работники начинают вести на данного работника табель учета рабочего времени, вносят запись о приеме в трудовую книжку и т.п. на основании приказа о приеме. Унифицированная форма приказа о приеме работника на работу не предусматривает этого реквизита (отсутствует аббревиатура «М.П.»). В принципе кадровые приказы допустимо вести и в произвольной форме, но и в этом случае печать не нужна.
Однако не следует забывать, что работник имеет право потребовать копию приказа о приеме на работу (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). Копии приказов о приеме на работу, равно как иные копии кадровых документов, исходящие от организации, требуют надлежащего заверения, что невозможно без проставления печати.
Как заверять копии кадровых документов
Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдавать работнику копии документов, связанных с работой, причем эти копии должны быть заверены «надлежащим образом». Рассмотрим, как именно необходимо заверять копии и какими нормативно-правовыми актами при этом следует руководствоваться.
Согласно действующему до настоящего времени Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись (см. Пример 1):
- ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
- далее указывается должность лица, заверившего копию;
- проставляется его личная подпись;
- делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- указывается дата заверения;
- проставляется печать.
Использование скана печати и подписи в документах
На основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации составляется перечень наименований документов, заверяемых гербовой печатью (печатью организации), и перечни наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа.
Внимание Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении. Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено.
Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати. Согласно его требованиям, отметка должна состоять из слова «Верно» под подписью, указания на должность заверяющего лица, подписи, ФИО, даты.
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 – вступает с 01.07.2018 на замену вышеуказанному. Будет распространяться на все локальные акты предприятия (договоры, уставы, положения, инструкции, регламенты и пр.), а также на электронные документы.
Нововведение: на отметке о заверении копии нужно указать место хранения оригинала, если бумага направляется в стороннюю организацию, и заверить печатью.
- ГОСТ Р 7.0.8.-2013 (вместо ГОСТ Р 51141-98) — содержит понятийный блок.
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате.
О том, какой порядок царит в данной сфере и сколько стоит заверить копию у нотариуса, поговорим далее.
Указ Президиума ВС СССР от 04.08.83 № 9779-X.
Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК. Подпись. Расшифровка. Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется. Если страниц много… Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно.
Термины и определения
Печать — это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ… .
Пункт 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с.
Печать также определена как устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу .
Пункт 2.1 ГОСТ Р 51511-2001 «Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.
Штампом же признается разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п. .
Определения штампа в федеральном нормативном акте нет. Взято за образец определение, данное в Постановлении Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП «О Регламенте Правительства Москвы».
В организациях различных отраслей, с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, применяется несколько разного рода печатей и штампов. Чтобы лица не превышали полномочия и не путали их, не злоупотребляли проставлением печатей и штампов на не предназначенных для этого документах, необходимо все эти вопросы урегулировать документально, упорядочить. Рассмотрим, как правильно и оптимальнее это сделать.
Итак, исходя из самого неблагоприятного положения, за исходную ситуацию примем полное отсутствие порядка применения печатей и штампов в организации при наличии стандартного минимально удобного набора печатей:
- основной (гербовой);
- «Отдел кадров»;
- «Для документов»;
Когда без печати не обойтись
Законодательство Российской Федерации, регулирующее деятельность индивидуального предпринимателя (Гражданский кодекс, Федеральный закон № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»), не обязывает ИП иметь печать. При этом в ряде подзаконных актов можно встретить указание на необходимость заверять документы печатью. Например, в Постановлении Правительства РФ № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» в пункте 3 написано о том, что обязательным реквизитом бланка строгой отчетности, который оформляет ИП, является «должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя)».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
- распознавать иные значимые реквизиты документа (наименования граф и сведения, которые в них содержатся);
- удостоверить подлинность подписи лица, заверившего документ.
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Командировочное удостоверение
Когда еще на документах нужна печать компании В общем случае печать на договорах с контрагентами можно не ставить.
Если, конечно, сам текст соглашения не обязывает стороны скрепить его печатями.
Или этого прямо не требует закон.
Такой вывод следует из пункта 1 статьи 160 ГК РФ. К примеру, в обязательном порядке должны стоять печати на двойном складском свидетельстве и договоре залога, если предмет залога остается у залогодателя.
Это установлено в статьях 913 и 338 ГК РФ. Среди обязательных реквизитов первички, которые перечислены в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-ФЗ, печати компании нет.
Основные формы оттисков
Поскольку формальной классификации нет, в зависимости от типа организации выделяют четыре основных вида типичных оттисков:
- Простой. Включает основную информацию: наименование компании, форму деятельности, адрес.
- С микротекстом. Имеет сложную окантовку. Она проходит по краю печати в два слоя. Внешний включает текст мелким шрифтом, чаще всего там указывается реестровый номер. Внутренний содержит информацию о самом предприятии.
- С окантовкой. Изготовление печатей по индивидуальному заказу позволяет выбирать разные типы оформления. Орнамент проходит между внешним и внутренним слоем, не затрагивая надписи.
- Для ИП. Содержит информацию о предпринимателе: ФИО и реквизиты.
Выбор внешнего вида печати – ответственность руководителя. Узор на штампе должен быть лаконичным и понятным, а шрифт – четким и легко читаемым.
Дополнительно о приеме товара от поставщика, оформлении документов и круглой печати — ниже на видео.
Документы заверяют печатью организации.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Об отсутствии оригинала решения суда от 12.07.2017 г.,
Заверенной копии решения суда от 12.07.2017 г.
В материалах дела № 2-882/17, находящегося в Советском районном суде г. Астрахани
Судебное решение – это документ судебной инстанции, содержащий результат разрешения спора по существу, а следовательно, решение суда, так же как и любой документ государственного образца должно соответствовать требованию ГОСТ Р 6.30-2003.
РЕШЕНИЕ ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ – ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ДОКУМЕНТ, на основании которого людей лишают свободы, взыскивают имущество и обязывают выплачивать огромные суммы денег.
Во избежание внесений в решение суда каких-либо изменённых сведений, во избежание подложности иной информации, во избежание замены одних страниц решения суда на другие – документ «Решение суда Именем РФ» должен составлять единое целое: пронумерован, прошит, прошивка заверяется печатью и подписью, сам документ подписывается судьей и её подпись заверяется оттиском печати с Гербом РФ в соответствии с ГОСТ 51511-2001.
12.12.2017 г. в Астраханском областном суде г. Астрахани, расположенного по адресу ул. Адмиралтейская, д. 3, к. 1. произошло ознакомление с материалами гражданского дела № 2-882/17 с применением фотосъёмки согласно заявлению, об ознакомлении с делом/материалом, зарегистрированного 08.12.2017 г., по иску «Газпромбанка» в отношении Ольги Петровны Глазуновой о взыскании денежных средств по кредитному договору и обращение на взыскание на предмет залога.
В соответствии с «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом)3.20. Оттиск печати (реквизит 25).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации .
Более полно об оттиске печати написано в разделе 7 «Использование оттиска печати при оформлении документов».
Раздел 7. Использование оттиска печати при оформлении документов.
Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.
Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями N 1 к ГОСТ Р 51511-2001).
Согласно Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») Глава 3. Требования к оформлению реквизитов документов, п. 3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документы заверяют печатью организации.
При ознакомлении в материалах дела по факту не было обнаружено оригинала решения суда, называемого «Решение именем Российской Федерации от 12 июля 2017 года», которое соответствовало бы действующему Постановлению Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
Далее, в соответствии с Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст), п. 23 Копия документа — Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
В выданной якобы копии решения от 12.07.2017 г. не обнаружено чёрно белой печати с Гербом Российской Федерации соответствующей ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» и не обнаружено чёрно белой подписи Морозовой И.М., следовательно, данный документ не является заверенной надлежащим образом копией, снятой с оригинала решения суда.
На чью должность может ставиться круглая печать организации?
По вопросу проставления подписи под графой «Личный код» в паспорте гражданина Российской Федерации
Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 828 утверждено описание бланка паспорта гражданина Российской Федерации, в котором указано, что в верхней части второй страницы бланка паспорта размещены по центру выполненные офсетным способом печати слова «Российская Федерация», ниже – слова «Паспорт выдан», «Дата выдачи», «Код подразделения», «Личный код», «Личная подпись» (пункт 8).
В соответствии с пунктом 168.4 Административного регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утвержденного приказом МВД России от 13 ноября 2021 г. № 851[1], при проведении административной процедуры по выдаче паспорта должностное лицо, осуществляющее его выдачу, должно предложить гражданину расписаться ручкой черного цвета на установленных местах на второй странице паспорта и в заявлении о выдаче (замене) паспорта, с указанием фамилии, имени, отчества и даты получения паспорта.
Началом оказания государственной услуги по выдаче, замене паспортов гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации является административная процедура по приему документов (пункт 86 Административного регламента). При этом основанием для начала административной процедуры по приему документов является подача лично гражданином заявления о выдаче (замене) паспорта (пункт 87 Административного регламента). В соответствии с пунктом 99 Административного регламента, подпись гражданина на заявлении о выдаче (замене) паспорта свидетельствует о достоверности сведений, указанных им в заявлении о выдаче (замене) паспорта, и получении согласия гражданина на обработку его персональных данных.
По мнению Договорно-правового департамента МВД России, исходя из указанных положений Административного регламента, следует, что подпись гражданина, изображенная им лично на заявлении о выдаче (замене) паспорта в момент приема документов, свидетельствующая о достоверности сведений, указанных в заявлении, повторно проставляется в ходе административной процедуры по выдаче паспорта в данном заявлении и на второй странице паспорта, подтверждая таким образом факт его получения именно тем лицом, на которое он оформлен и достоверность сведений, содержащихся в данном документе. При этом законодательство Российской Федерации не содержит регламентирующих положений о личных подписях.
А как насчет деклараций?
На титульных листах форм деклараций стоят буквы «М.П.». Значит, по идее, здесь печать должна быть. А на других листах? Бухгалтеры часто жалуются: если инспектор не находит оттиска на каждом листе, он переносит встречу и прием документов на другой день. В итоге фирма может пропустить срок сдачи отчетности. А за это ей выписывают штраф по ст.119 Налогового кодекса РФ, который может составить от 5 до 30 процентов от задекларированной суммы.
Однако есть судебные решения, свидетельствующие о том, что налоговые инспекторы не вправе переносить прием декларации, в которой не каждая страница заверена печатью. Примерами являются Постановления ФАС Уральского округа от 9 декабря 2003 г. по делу N Ф09-4165/03-АК и от 6 мая 2003 г. по делу N Ф09-1228/03-АК. Каждый раз судьи отмечали, что подобные решения чиновников не соответствуют Налоговому кодексу РФ.
Ну а если и титульный лист не «украшен» оттиском, имеет ли право инспектор не принимать бумаги?