Электронный больничный лист в 2023 году: инструкция для работодателя

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный больничный лист в 2023 году: инструкция для работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как оплачивается электронный больничный лист: сроки

2. Пример расчёта больничного

3. Взаимодействие с Социальным фондом: как работодателю зарегистрироваться в системе

4. Сроки выплаты и продолжительность

5. Право на перенос периодов расчета для оплаты

6. Как назначается и выплачивается пособие по болезни

7. Как осуществляется выдача ЭЛН?

8. Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?

9. Срок выплаты в нестандартных ситуациях

11. Оплата листа нетрудоспособности в 2018–2019 годах

13. Сколько можно быть на больничном

14. Подпись и хранение электронного больничного

15. Оплата листа нетрудоспособности в 2018–2020 годах

С 1 января 2023 года изменились правила назначения и выплаты пособий беременным женщинам за постановку на учёт в медицинской организации в ранние сроки беременности. С этого момента среди тех, кто встал на учёт в медучреждения в период с 6 до 12 недель беременности, пособия будут получать нуждающиеся в социальной поддержке граждане РФ, которые постоянно проживают на территории России.

Как оплачивается электронный больничный лист: сроки

Оплата электронного больничного листа происходит точно так же, как и бумажного, на назначение пособия выбранный вариант не влияет.

Порядок оплаты электронных больничных листов следующий. Если организация находится в регионе РФ, в котором не реализуется пилотный проект «Прямые выплаты», то в срок до 10 дней с получения от сотрудника номера больничного работодатель назначает пособие. Он рассчитывает размер пособия и указывает в определённых графах документа. Сами выплаты по электронным больничным осуществляются с ближайшей зарплатой – то есть аналогично порядку оплаты больничных листов на бумаге.

Если работодатель находится в регионе, участвующем в пилотном проекте ФСС, то оплаты порядок немного изменяется. В срок до 5 дней работодатель обязан передать в ФСС данные о сотруднике, а в срок до 10 дней ФСС должен оплатить больничный.

Пример расчёта больничного

Сотрудник А. впервые устроился на работу официально. Проработав меньше года, он ушёл на больничный и проболел 15 дней. На какую сумму по больничному листу он может рассчитывать?

Так как это его первая официальная работа, оплачивать лист нетрудоспособности будут по МРОТ. Поэтому он получит 540 рублей в день или 8121 рублей совокупно за весь период отсутствия на работе.

У сотрудника Б. есть два года стажа и заработная плата 60 000 рублей. В этом случае выплаты за 15 дней ему определят исходя из среднего дневного заработка.

Дневной заработок = Заработок за расчётный период в 2 года / 730 (количество дней в двух годах).

Расчёт в цифрах выглядит так: 60 000 рублей х 24/ 730 = 1972 рубля в день. Это средний заработок сотрудника в день.

Применяем формулу расчёта суммы выплат по больничному:

15 дней х (60%/100) х 1972 рубля = 17 748 рублей за весь период болезни.

Или 1183 рубля в день.

Рассмотрим вариант расчёта, когда зарплата выше максимального порога компенсации

У сотрудника В средняя зарплата — 150 000 рублей в месяц, а стаж 13 лет. За те же 15 дней он получит другую сумму. Так как его зарплата выше максимального порога начисления больничных, то расчёт будут вести именно по этому порогу.

Общая сумма выплат для сотрудника В составит 41 040 рублей (2 736 рублей х15 календарных дней).

Взаимодействие с Социальным фондом: как работодателю зарегистрироваться в системе

С 1 января 2022 года во всех регионах РФ был введён проактивный, то есть беззаявительный механизм оформления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В 2023 году этот порядок сохраняется, только вместо ФСС больничные листы оплачивает новый орган — Социальный фонд России.

С 21 марта 2023 года начнёт действовать новый порядок регистрации и снятия с учёта в Социальном фонде России. Он утверждён приказом Минтруда от 7 декабря 2022 года № 768н.

Согласно приказу, в большинстве случаев постановка на учёт и снятие с учёта в новом фонде будут происходить в беззаявительном порядке. Вновь созданных работодателей СФР зарегистрирует в течение трёх рабочих после получения от ФНС сведений о регистрации нового юридического лица или ИП. Датой регистрации в фонде будет считаться дата внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Снятие с учёта также произойдёт в течение трёх рабочих дней после получения из ФНС сведений о прекращении деятельности юрлица или ИП.

Исключение составляют компании, имеющие обособленные подразделения. Подразделение зарегистрируют в фонде, если выполняются следующие условия:

ему открыт счёт в банке;
оно начисляет выплаты физлицам.

Для целей пенсионного страхования и страхования от ВНиМ регистрация ОП будет производиться по сведениям из налоговых органов (без заявлений). Для постановки на учёт ОП в качестве страхователя по взносам от несчастных случаев и профзаболеваний, нужно подавать заявление по установленной СФР форме.

Ставить на учёт в качестве страхователей ИП также продолжат без заявления:

по пенсионному страхованию — с даты регистрации в ЕГРИП;
по соцстрахованию — с даты приёма первого сотрудника (на основании сведений из ЕФС-1).

Заявление на регистрацию в СФР от ИП потребуется только в одном случае — если он заключит с физлицом ГПД, предусматривающий уплату взносов на травматизм

Также в приказе прописаны документы, которые выдаются юрлицу или ИП при постановке и снятии с учёта в СФР:

уведомление о регистрации в качестве страхователя;
уведомление о регистрации в качестве страхователя юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения;
уведомление о страховом тарифе на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
информационный листок, направляемый страхователю, применяющему АУСН;
две формы уведомления о снятии с учёта.

Чтобы выдать электронный лист нетрудоспособности, требуется участие одновременно четырех субъектов — сотрудника, медицинского учреждения, в которое он обращается за больничным, работодателя и Фонда социального страхования.

Если коротко, то порядок выдачи ЭЛН выглядит так:

Сотрудник. Обращается в медицинское учреждение, чтобы открыть больничный. Теперь у него не спрашивают согласия на оформление электронного документа, поэтому все пациенты получают 12-значный номер больничного в виде смс-сообщения или распечатанного талона.
Медицинское учреждение. Открывает больничный и заполняет первый раздел листка нетрудоспособности в системе ФСС. Электронный документ обязательно подписывается квалифицированной ЭЦП врача, принимавшего пациента.
Работодатель. Получает информацию о болезни сотрудника и запрашивает 12-значный номер ЭЛН. Когда в медицинском учреждении закроют больничный, работодатель заполнит второй раздел и тоже подпишет документ квалифицированной ЭЦП, чтобы отправить данные в фонд.
ФСС. Использует информацию, полученную от медицинского учреждения и работодателя, чтобы рассчитать сумму пособия, а затем выплачивает ее сотруднику на карту. В случае ошибки ФСС повторно перенаправляет все данные врачу, чтобы открыть новый лист нетрудоспособности.

Сроки выплаты и продолжительность

Какое количество времени работник может получать компенсацию:
Причина невозможности работать	Период выплаты
Заболевание или серьезные повреждения	До полного восстановления, но не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в общем за год
Реабилитация	До 24 дней
Если болеет дошкольник	До 3 месяцев
Если болеет ребенок от 7 до 15 лет	Не более двух недель по каждому больничному, но не больше 45 дней в году
Если нужен уход недееспособному ребенку до 15 лет	До 120 дней в году
Карантин	На весь срок
Вставка протеза	На весь срок до полного восстановления

Право на перенос периодов расчета для оплаты

Если у работника отсутствует доходная база, он вправе написать заявление об исчислении среднего заработка с учетом финансовых данных тех временных промежутков, когда у него зафиксирован доход (п. 1 ст. 14 255-ФЗ). Перенос вправе осуществить лица, которые находились в декрете или отпуске по уходу за ребенком в расчетном периоде.

Перенос периода производится, когда такая замена выгодна работнику в связи с тем, что его доход в расчетном периоде ниже, чем в предыдущих. К примеру, если служащий несколько лет не работал и устроился в организацию. Вот как рассчитывается больничный на новом месте работы с переносом периода:

Заменяют как один расчетный год на выбор, так и оба периода.
Для осуществления переноса необходимо предоставить в бухгалтерию соответствующее заявление.
Заявление составляется в свободной форме. Укажите основание для переноса, сошлитесь на законодательную норму — п. 1 ст. 14 255-ФЗ — и укажите периоды, подлежащие замене.

Например, Викторова В.В. в 2017 и 2018 гг. находилась в отпуске по уходу за ребенком, а после этого не могла найти работу. Таким образом, доход за эти периоды у нее отсутствует. В октябре 2020 г. она устроилась на работу. В январе 2020 предоставила работодателю больничный лист. Продолжительность нетрудоспособности — 10 дней. Стаж сотрудницы — 15 лет, больничный оплачивается полностью.

МРОТ на январь 2020 г. — 12 130 руб.

Минимальный среднедневной заработок: 12 130 × 24 / 730 = 398,79 руб. Больничный из расчета МРОТ оплачивается так: 398,79 × 10 = 3987,90 руб.

Бухгалтер подняла документы и увидела, что совокупный доход Викторовой В.В. за 2015 и 2016 гг. равен 550 000,00 руб.

Если рассчитать компенсацию исходя из дохода за предыдущий период, то выплата по листку нетрудоспособности такова:

550 000 / 730 = 753,42 руб.;

753,42 × 10 = 7534,20 руб.

Начисления за предшествующий период у Викторовой В.В. гораздо выше текущих. Сотруднице надлежит оформить заявление на перенос периодов расчета.

Как назначается и выплачивается пособие по болезни

Для получения пособия сотрудник передает работодателю заявление по форме из Приложения № 1 к Приказу ФСС от 24.11.2017 г. № 578. В нем нужно зафиксировать, каким способом выплачивается пособие — на карту «МИР», счет в банке или через почтовый перевод.

Зачастую такое заявление работодатель оформляет самостоятельно в бухгалтерской программе — от сотрудника требуется только предоставить информацию о реквизитах счета и сам больничный листок.

Сотрудник вправе обратиться к работодателю за пособием в течение 6-ти месяцев с момента окончания страхового случая или с установления инвалидности. Иными словами, когда больничный лист закроют, его необходимо подать для получения пособия не позже 6-ти мес. Если не уложиться в срок, в выплате больничного пособия откажут (п. 17 Постановления Правительства от 30.12.2020 г. № 2375).

Когда работодатель получает от сотрудника сведения и документацию, он их обрабатывает и передает в региональный отдел ФСС. Сделать это нужно не позже 5-ти дней с даты получения от работника.

Внимание! С 2022 г. не нужно будет подавать заявление на выплату больничных. Для получения пособия потребуется только передать номер электронного больничного листа. Проект закона № 1062568-7 в данный момент находится на рассмотрении Госдумой.

Когда документы поданы и обработаны, работодатель выплачивает пособие за первые 3 дня болезни в ближайший день выплаты зарплаты, а ФСС выплачивает пособие за остальные дни в течение 10 дней с даты поступления документов в фонд (п. 11 Постановление Правительства от 30.12.2020 г. № 2375).

Как осуществляется выдача ЭЛН?

Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа (далее – Правила № 1567).

Как следует из данного документа, информационное взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН осуществляется в федеральной информационной системе «Соцстрах», оператором которой является ФСС (п. 3 Правил № 1567).

В соответствии с п. 10 Правил № 1567 информация в информационную систему «Соцстрах» передается:

1) страхователями (работодателями) с использованием:

информационных систем, применяемых страхователями для автоматизации своей деятельности;
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия страхователя, а также с использованием личного кабинета, размещаемого на официальном сайте ФСС в Интернете;

2) медицинскими организациями с использованием:

медицинских информационных систем медицинских организаций, единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения (данная норма вступает в силу 1 января 2019 года);
программного обеспечения, предоставляемого оператором на безвозмездной основе, посредством внешних сервисов информационного взаимодействия медицинской организации и сервисов единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Таким образом, в случае принятия работодателем решения об использовании ЭЛН он должен:

подключиться к информационной системе «Соцстрах»;
получить усиленную квалифицированную подпись юридического лица;
установить специальную программу для проверки электронной подписи и защиты информации;
установить программное обеспечение для работы с ЭЛН.

Насколько надежна система безопасности «Соцстрах»?

Информационная система «Соцстрах» обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий. При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.

Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют. Идентификация и аутентификация пользователей информационной системы «Соцстрах» для получения сведений в личных кабинетах осуществляются посредством федеральной государственной информационной системы «Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме».

Срок выплаты в нестандартных ситуациях

В практической деятельности могут возникнуть нестандартные ситуации, порядок урегулирования которых прямо не прописан в законодательстве. К примеру, работник вместо оригинала принес дубликат больничного листа – на какой срок выплаты больничного работодателю ориентироваться? Или другая ситуация – больничный лист оформлен сотруднику, временно переведенному к другому работодателю. Какой срок выплаты больничного в 2023 году предусмотрен в таком случае?

С повсеместным внедрением в практику электронных больничных с таким явлением, как дубликат больничного листка, работодатели стали сталкиваться все реже. Напомним, что бумажные больничные по-прежнему оформляются для определенных категорий лиц, перечисленных в законе, и отличаются от оригинала наличием отметки «V» в специально предусмотренном для этого поле. Если работник принес работодателю такой дубликат, оплатить больничное пособие необходимо в общем порядке — в законодательстве особых сроков для таких случаев не установлено.

Общие платежные сроки применяются и в ситуации, когда больничный лист оформлен работнику, временно переведенному к другому работодателю. Напомним, что в 2022 году с письменного согласия работника его могут временно перевести к другому работодателю, если основной работодатель приостановил деятельность (п. 1-2 Особенностей правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.03.2022 № 511). В такой ситуации назначение и выплату больничного за первые три дня нетрудоспособности и передачу необходимых сведений в ФСС осуществляет «временный» работодатель.

Оплата листа нетрудоспособности в 2018–2019 годах

После выздоровления работник возвращается к работе и либо предоставляет больничный лист в бумажном виде, либо бухгалтер находит документ в личном кабинете организации. В частных случаях сотрудник должен будет предъявить справку о зарплате с предшествующего места работы (если работал в другой компании в последние 2 года), а если работник числится одновременно в нескольких фирмах, то необходимо принести справки с остальных мест работы о том, что пособие не выплачивали и не планируют. Работник вправе сам выбрать, в какую из организаций заявить намерение о выплате пособия. Оплата электронного больничного листа упрощается за счет снижения вероятности мошенничества (прозрачность процедуры оформления).

Итак, как оплатить электронный больничный.

• Зачетная схема. Сначала исчисление компанией пособия и выплата его работнику. Далее понесенные расходы можно зачесть в счет будущих платежей в ФСС или получить возмещение по заявлению. • Прямая выплата. Действует на территории регионов, участвующих в пилотном проекте. Работодатель выплачивает часть пособия, исходя из произведенный расчетов. А та часть суммы, уплата которой возлагается на ФСС, вносится в реестр (в случае электронного документооборота) или подается заявление лично, после чего сотрудник получает пособие на банковский счет или через почтовый перевод.

Сколько можно быть на больничном

Длительность больничного листа определяет врач. Минимальный период — один день. Такой больничный могут дать, например, при проведении медицинских процедур. На практике минимальный срок обычно составляет три дня.

Больничный лист фельдшер или стоматолог могут открыть до десяти календарных дней, врач — до 15 календарных дней.

Если болеете дольше, через 15 дней назначается врачебная комиссия, которая может продлить больничный на более длительный срок. Предельный период нахождения на больничном — десять месяцев, при туберкулезе — год.

При лечении в стационаре врач оформляет пациенту больничный лист на весь период лечения. При необходимости после выписки врач может дать десять дней на реабилитацию.

Подпись и хранение электронного больничного

Для передачи сведений в ФСС РФ их надо подтвердить усиленными квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера (иного лица, уполномоченного вести бухучет) и руководителя. Если обязанности главного бухгалтера руководитель возложил на себя, достаточно подписи только руководителя (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Полномочия по назначению, исчислению и выплате страхового обеспечения работникам можно передать уполномоченному лицу на основании распорядительного документа работодателя и доверенности (п. 74 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

ФСС РФ отметил, что электронные больничные имеют юридическую силу. Они формируются и хранятся в ЕИИС «Соцстрах». Поэтому работодателю не нужно распечатывать такие больничные и хранить их копии (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).

Расчет пособий по электронному больничному работодатель должен хранить на бумажном носителе или в форме электронного документа. Сведения в расчете пособий подтверждаются собственноручной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью главного бухгалтера. Их могут подписать руководитель организации, если он возложил на себя обязанности главного бухгалтера, или иное уполномоченное лицо (п. 75 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).

Оплата листа нетрудоспособности в 2018–2020 годах