Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представительские расходы и их учет в 1С: Бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговый кодекс утверждает: если бизнес хочет отнести затраты на встречу, собрание или другое мероприятие к представительским, оно должно проходить в формате «официального приёма и обслуживания». Но что конкретно понимать под таким событием, закон не поясняет.

Документальное оформление представительских расходов

Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

• Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контрагента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль.

• Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.

• Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.

• Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия пофамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия.

• Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Документальное подтверждение представительских расходов

Хотя закон требует официально обосновывать затраты, конкретных указаний на документы для подтверждения таких расходов нет. Предоставить доказательства бизнес обязан, но какие именно — зависит от ситуации.

Что включается в представительские расходы?

В п. 2 ст. 264 НК РФ регламентирован перечень расходов, относимых к представительским при расчете налога на прибыль. По сути, эти расходы — затраты по организации официальных приемов и обслуживанию приглашенных персон, а также расходы на заседания руководящих органов хозяйствующего субъекта.

В представительские расходы часто включают затраты на организацию мероприятия, к примеру, проведение обеда или ужина и пр. Таким образом, мероприятие может проводиться в общественном месте (ресторане, кафе), и при этом главное — иметь подтверждение, что мероприятие имеет деловую направленность.

Важно! Если подтвердить, что мероприятие имеет деловую цель, то в случае потребления алкоголя за ужином его стоимость также можно включить в представительские расходы (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 г. № 03-03-06/1/3120).

В представительские расходы разрешено включать и затраты на обслуживание приглашенных персон. К ним относятся конкретные затраты на:

• транспортировку к месту мероприятия и обратно;
• обслуживание при осуществлении переговоров;
• оплату приглашенных переводчиков, если они не входят в штат хозяйствующего субъекта.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.

По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).

Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).

Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
2. Трансфер до места приема и обратно.
3. На буфет.
4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
3. На проживание и размещение гостей.

Как подтвердить представительские расходы

Так как представительские расходы для налоговиков — «лакомый кусок», где можно покопаться и найти нарушения, следите за обоснованностью трат. Будьте готовы доказать, что обед в ресторане носил именно официальный характер и проходил с целью достижения определенного результата (например, подписания договора о сотрудничестве), а не был дружеской встречей.

Для подтверждения и обоснования представительских расходов нужны:

• распоряжение или приказ о проведении официального мероприятия или о необходимости иных представительских расходов;
• смета представительских;
• первичка, чеки и иные документы, подтверждающие траты;
• отчет о проведенном мероприятии и о представительских расходах.

Отчет может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать информацию о:

• дате, времени и месте проведения приема;
• программе мероприятия;
• составе участников — как приглашенных, так и представителей налогоплательщика;
• сумму расходов.

Оплата проезда приглашенных лиц

По мнению официальных органов, в состав представительских не включаются расходы на оплату услуг по оформлению виз для работников иностранной организации по пути следования из другого государства до границ РФ и непосредственно по территории РФ (Письмо УМНС по г. Москве от 13.02.2002 N 26-12/6751).

Кроме того, принимающая сторона не может включить в состав представительских расходов стоимость проезда железнодорожным или авиационным транспортом представителей другой организации или совета директоров (Письмо УФНС по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

Арбитражные суды с такой позицией не согласны (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 07.06.2004 N А05-14160/03-13). Транспортные расходы на доставку представителей другой организации в другой город к месту переговоров могут быть учтены в составе представительских расходов. Например, в случае, когда у налогоплательщика нет помещений, пригодных для приема делегаций потенциальных контрагентов, ведения переговоров и заключения сделок.

Нельзя включить в состав представительских расходов и оплату проживания в гостинице или в арендованных квартирах в случае приезда деловых иностранных партнеров в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества. Такой вывод сделали специалисты Минфина России в Письме от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.

Свою позицию они аргументировали тем, что подобные расходы не упомянуты в закрытом перечне представительских расходов, который приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Эту позицию полностью поддерживают и налоговики (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.07.2006 N 28-11/62271).

В то же время определение представительских расходов, приведенное в п. 2 ст. 264 НК РФ, свидетельствует о том, что помимо расходов на официальный прием представительскими являются и расходы организации на обслуживание представителей других организаций.

Следовательно, расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах, официальных приемах, можно отнести к представительским расходам.

Руководствуясь этим положением, налогоплательщикам в некоторых случаях удавалось оспорить мнение официальных органов.

Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?

Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.

По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).

Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).

В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).

Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Как подтвердить представительские расходы

Так как представительские расходы для налоговиков — «лакомый кусок», где можно покопаться и найти нарушения, следите за обоснованностью трат. Будьте готовы доказать, что обед в ресторане носил именно официальный характер и проходил с целью достижения определенного результата (например, подписания договора о сотрудничестве), а не был дружеской встречей.

Для подтверждения и обоснования представительских расходов нужны:

• распоряжение или приказ о проведении официального мероприятия или о необходимости иных представительских расходов;
• смета представительских;
• первичка, чеки и иные документы, подтверждающие траты;
• отчет о проведенном мероприятии и о представительских расходах.

Отчет может быть составлен в произвольной форме, но должен содержать информацию о:

• дате, времени и месте проведения приема;
• программе мероприятия;
• составе участников — как приглашенных, так и представителей налогоплательщика;
• сумму расходов.

Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?

Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

• представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;

• участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

• расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

• расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Документальное оформление представительских расходов

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг. Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия. Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.

В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

• приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
• смета представительских расходов;
• первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;
• отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Спорные ситуации по представительским расходам

Формулировки НК РФ в отношении представительских расходов весьма неконкретны. В связи с этим возникает немало спорных ситуаций. Рассмотрим некоторые из них.

Деловые обеды или ужины обычно проводят в кафе или ресторанах. В меню этих заведений, как правило, есть спиртное. Налоговики в принципе не возражают против включения затрат на спиртные напитки в представительские расходы.

В частности, в письме Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/176 указано, что в состав расходов на проведение деловой встречи можно включить и спиртное. В более раннем разъяснении Минфина от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49 отмечалось, что расходы на спиртные напитки можно включать в представительские расходы, если они не выходят за рамки обычаев делового оборота. Речь идет о сложившихся в предпринимательском сообществе правилах поведения (ст. 5 ГК РФ).

Деловым партнерам часто дарят различные сувениры. Здесь ситуация более сложная. В упомянутом выше письме № 03-03-06/1/176 указано, что подарки нельзя включать в представительские расходы, так как они не упомянуты в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Но бизнесмен может попробовать включить в представительские расходы сувениры с символикой компании. Однако в этом случае вероятны споры с налоговиками. Судебная практика в пользу налогоплательщиков по этому поводу имеется (например, постановление ФАС МО от 31.01.2011 № КА-А40/17593-10).

Нередко участники переговоров приезжают на них из других городов или стран. Иногда принимающая сторона берет на себя все расходы: билеты, размещение в гостинице, в случае необходимости – оформление виз.

Все подобные расходы, по мнению налоговиков, нельзя отнести к представительским. Также нельзя учесть для налога на прибыль и организацию развлекательной программы для гостей. Аргументы чиновников здесь те же, что и для сувениров – указанные расходы не перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ (письма Минфина от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235 и от 01.12.2011 № 03-03-06/1/235).

Правда, бизнесмен может попробовать учесть затраты на билеты и гостиницу в составе «обычных» прочих расходов, не относящихся к представительским. Ведь организация проживания иногородних деловых партнеров необходима для переговоров, а значит – ее можно считать экономически обоснованной (постановление ФАС МО от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11).

Акт о списании затрат

Рассматриваемый акт предназначен для удостоверения факта совершения ПР уполномоченными лицами. Чаще всего — входящими в состав специальной комиссии из числа представителей компании, которая осуществила ПР.

Соответствующий акт может содержать:

• дату, наименование документа (например, «Акт на списание расходов в рамках проведения делового завтрака»);
• перечень членов комиссии, удостоверяющих факт совершения фирмой ПР;
• перечень статей расходов с указанием соответствующих им фактических сумм, которые подтверждаются комиссией (данный блок может быть идентичным отраженному в предыдущем документе — отчете);
• общую сумму фактических расходов в рамках мероприятия, которая подтверждается комиссией — аналогично, как в отчете;
• заключение комиссии об обоснованности осуществления расходов в указанном перечне;
• заключение комиссии о списании соответствующих расходов в расходы той категории, что определяется в рамках бухгалтерского учета (чаще всего это «прочие затраты» в соответствии с п. 8 ПБУ 10/99).
• Ф. И. О., должности членов комиссии, их подписи.

Какие расходы относятся к представительским

Итак, к представительским расходам разрешено отнести затраты, связанные с:

• Официальным приемом (например, завтрак, обед, ужин) представителей организаций-партнеров при участии представителей организации. Отметим, что гостей можно повести в ресторан (кафе) или закупить продукты и приготовить угощение самостоятельно.
• Транспортным обеспечением мероприятия — доставка представителей контрагентов и представителей встречающей стороны к месту проведения мероприятия и обратно. Если партнеры компании приезжают из другого города, в составе представительских расходов можно учесть их доставку до места проведения встречи из гостиницы.
• Буфетным и кейтеринговым обслуживанием деловых партнеров и представителей самой компании во время переговоров.
• Услугами сторонних (нештатных) переводчиков. В данный подвид представительских расходов включается перевод иностранной речи участников мероприятия, а также перевод печатных текстов.

Похожие записи:

• Будет ли проиндексирована пенсия работающим пенсионерам в 2023 году?
• Транспортный налог в Кировской области в 2023 году
• Как продлить разрешение на охотничье оружие в 2021 году — все о данной процедуре