Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Излишне удержанный НДФЛ как вернуть работнику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.
Что говорит законодатель?
В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.
Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.
Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):
- в налоговой по окончании года;
- в месте, где он работает, в середине года.
Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.
О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).
НДФЛ (налог на доходы физлиц) – это прямой налог, который взимают с таких лиц на территории Российской Федерации. Им облагают весь доход в совокупности, как правило, в размере 13% от его денежной или натуральной формы. Все люди трудоспособного возраста, так или иначе, являются плательщиками НДФЛ. К примеру, его удерживают со следующих денежных средств:
- с выплат по больничным листам;
- с зарплат;
- с премий;
- с ценных подарков стоимостью более 4 тысяч рублей;
- с поступлений за сдачу недвижимости в аренду;
- с доходов при продаже недвижимости;
- с гонораров;
- с выигрышей и др.
В соответствии с Налоговым кодексом, работодатель, будучи налоговым агентом, обязан высчитать и удержать сумму НДФЛ из заработной платы и иных доходов работника. В последующем, данные средства должны поступить в казну в виде налога.
Итак, правильно оформленное заявление получено. Теперь надо перечислить работнику деньги. На это Налоговый кодекс РФ отводит работодателю целых три месяца, указывая при этом, что деньги можно взять из текущих платежей по НДФЛ. Причем необязательно у этого конкретного сотрудника – средства для возврата можно взять из общей суммы НДФЛ, удержанного данным налоговым агентом. Это позволяет произвести возврат как в ситуациях, когда работнику выплат в ближайшие месяцы не будет, так и в случаях, когда сумма НДФЛ, подлежащая удержанию у работника, меньше возвращаемой.
При таком варианте возврата налога уведомлять о произведенной операции налоговую инспекцию не нужно (письмо Минфина России от 18.10.2013 № 03-04-06/43608; «Налоговые агенты не обязаны сообщать налоговикам о возврате физлицам излишне удержанного НДФЛ»). Таким образом, алгоритм возврата прост: излишне удержанная сумма налога изымается из очередного платежа в бюджет и перечисляется на счет, указанный в заявлении работника. Понятно, что всю документацию по этой операции нужно подшить и хранить на случай возникновения претензий у налоговиков.
Обратите внимание
НДФЛ всегда возвращается только путем безналичного перечисления, даже если заработную плату (иной доход, с которого был излишне удержан налог) сотрудник получает наличными в кассе.
Этот вариант подходит к большинству случаев. Однако у небольших компаний может быть ситуация, когда налога к уплате в бюджет нет. В таком случае Налоговый кодекс РФ предусматривает механизм возврата НДФЛ из бюджета на счет налогового агента для выплаты его сотруднику. Такой возврат проводится так же, как и возврат любого другого налога – по заявлению налогового агента (ст. 78 НК РФ). К заявлению требуется приложить выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога в бюджет. Кстати, в описанном случае допускается возможность компенсации излишне удержанной суммы за счет средств агента и уже последующего получения агентом этой суммы из бюджета. То есть, несмотря на то, что НК РФ отводит на возврат денег работнику три месяца (и возврат НДФЛ из бюджета в порядке ст. 78 НК РФ в эти сроки должен уложиться), работодатель может пойти навстречу сотруднику и выплатить ему деньги раньше, не дожидаясь возврата НДФЛ из бюджета.
Возврат переплаченного НДФЛ работнику
Работодатели обязаны сообщать своим сотрудникам обо всех случаях излишнего удержания НДФЛ. Такое сообщение направляется работнику в течение 10 дней со дня обнаружения факта излишнего удержания налога.
НК РФ не определяет форму и способ сообщения работнику о факте излишнего удержания налога и его сумме. Работодатель вправе сообщать работнику о факте излишнего удержания НДФЛ в любой форме, предварительно согласовав с ним порядок направления указанного сообщения. В частности, сообщить об излишнем удержании разрешается путем направления уведомления по почте или электронного сообщения. Направлять сотруднику справку по форме 2-НДФЛ с указанием излишне уплаченного налога не требуется (письмо Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).
Далее, чтобы вернуть работнику излишне удержанный и уплаченный с его доходов НДФЛ, с работника потребуется получить заявление о возврате налоговой переплаты (абз. 1 п. 1 ст. 231 НК РФ). Обратиться с таким заявлением к работодателю сотруднику разрешается в течение 3 лет с даты, когда работодатель перечислил в бюджет излишне удержанную сумму (п. 7 ст. 78 НК РФ). Никакой специальной формы для такого заявления в настоящее время также не предусмотрено. Заявление представляется сотрудниками в произвольной письменной форме, где указывается период, в котором произошла переплата, сумма налога, подлежащая возврату, а также реквизиты счета, на который должны быть перечислены деньги.
Излишне удержанный НДФЛ в таком случае возвращается работодателем в течение 3 месяцев со дня получения заявления (абз. 3 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат осуществляется за счет сумм этого налога, подлежащих уплате в счет предстоящих платежей, как по самому этому сотруднику, так и по другим работникам, с доходов которых работодатель удерживает НДФЛ. Иными словами, для возврата излишне удержанной суммы налога работодатель уменьшает предстоящие платежи по НДФЛ, исчисляемого как по самому плательщику, так и по другим работникам организации. Возврат НДФЛ производится строго в безналичной форме.
О возврате сотруднику переплаты по НДФЛ работодатель налоговую инспекцию не информирует. Налоговики самостоятельно об этом узнают при получении от работодателя расчета по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).
Если работодатель нарушит 3-месячный срок для возврата налога, НДФЛ возвращается сотруднику с уже начисленными на него процентами по ставке рефинансирования Центробанка за каждый день просрочки.
В ряде случаев работодатель не может в течение 3 месяцев вернуть сотруднику излишне удержанный налог, поскольку сумма к возврату превышает величину НДФЛ, которую можно удержать со всех работников компании за 3 месяца. В этих случаях работодатель может вернуть такой НДФЛ из бюджета, выплатив работнику налог за счет собственных средств. При этом повторное заявление самого сотрудника о возврате излишне удержанных сумм налога не требуется.
Кратко о том, как вернуть переплату по налогам
- Переплата образуется, когда ИП или организация заплатили больше налогов, чем нужно. Официально она называется «сумма излишне уплаченного налога».
- При возникновении переплаты налоговая должна уведомить владельца бизнеса в личном кабинете или заказным письмом. Чтобы самостоятельно проверить, есть ли переплата, нужно заказать акт сверки расчетов.
- Переплату можно вернуть на банковский счет или зачесть в счет будущих платежей. Перед возвратом денег налоговая зачтет переплату в счет погашения долгов по другим налогам, взносам, штрафам.
- Для возврата или зачета переплаты нужно подать в налоговую заявление соответствующей формы. Сделать это можно лично, по почте, через доверенность. Но удобнее отправить заявление в личном кабинете на сайте ФНС.
- На возврат или зачет переплаты есть три года с момента ее образования. Если срок пропущен, скорее всего придется идти в суд.
Зачет в счет будущих платежей по НДФЛ?
НК установлен запрет уплаты НДФЛ за счет средств налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ). Налог нужно предварительно (до уплаты) удержать из доходов. Сделать это можно только в день, когда организация выдала деньги из кассы или перечислила их на банковские счета сотрудников.
По мнению налоговиков, провести зачет переплаты НДФЛ в счет будущих платежей по подоходному налогу можно только при условии, что налог уплачен не из собственных средств налогового агента (письмо ФНС России от 6 февраля 2017 г № ГД-4-8/2085). Но Верховный Суд считает иначе. В Определении от 21 декабря 2017 г № 305-КГ17-15396 ВС РФ постановил, что подобное досрочное перечисление подоходного налога за счет средств агента нарушением не является и возможен дальнейший его зачет в счет будущих платежей по НДФЛ.
Как возвратить НДФЛ, удержанный по ставке для нерезидента?
Работник получил в течение года статус налогового резидента, однако работодатель не пересчитал налог по соответствующей ставке. Как налогоплательщику его вернуть?
Ставка налога для нерезидента — 30%. Если работник получил статус налогового резидента, то его НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13% с начала года. Пересчет необходимо произвести по итогам года, когда получен новый статус.
В этом случае за возвратом налога обращаться нужно не к агенту, а в налоговый орган. В ИФНС по месту жительства или нахождения нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента. Работодатель в таком случае никаких действий не предпринимает, в том числе не подает корректирующую справку 2-НДФЛ.
Какие документы готовить
Здесь все зависит от того, на какую категорию вычетов вы претендуете, поскольку каждая из них требует разных подтверждений. Для получения компенсации за дорогостоящие медикаменты, следует подготовить:
- чеки и квитанции о покупке;
- заполненную декларацию;
- рецепты на лекарства, дополненные подписями и печатями лечащего врача.
Для получения стандартного/классического вычета, касающегося ребенка, необходимо предоставить:
- детское свидетельство о рождении;
- заполненное заявление (образец можно найти в интернете);
- документ, удостоверяющий личность родителя;
- справки о том, что ребенок учится на очном отделении (если форма договорная, прикрепите чеки об оплате);
- свидетельство о заключении брака (если имеется).
Ответы на распространенные вопросы о том, как вернуть излишне удержанный НДФЛ
Вопрос №1: Позволяет ли Налоговый кодекс произвести сотруднику возврат излишне удержанного НДФЛ из собственных средств налогового агента с последующей компенсацией из средств бюджета?
Ответ: Если у предприятия нет НДФЛ к уплате в бюджет, средства можно запросить из бюджета путем направления в ФНС соответствующего заявления. В таком случае, несмотря на то, что работодатель уложился бы в трехмесячный срок с возвратом излишне удержанного налога сотруднику, ему разрешается выдать ему деньги из собственных средств, не дожидаясь перечисления НДФЛ из бюджета, после чего получить компенсацию из бюджета.
Вопрос №2: Нужно ли оповещать работника о том, что ему необходимо произвести пересчет НДФЛ в связи со сменой статуса нерезидента на резидента?
Ответ: Нет, о необходимости пересчета налога сообщать не следует, этим займется налоговая инспекция.
Не хватает средств? Обращайтесь в ИФНС
На практике нередки ситуации, когда суммы НДФЛ, подлежащей перечислению налоговым агентом в бюджет, недостаточно для возврата налога физическому лицу в срок. В таком случае работодатель должен обратиться за возвратом налога в налоговый орган в течение десяти дней со дня подачи ему налогоплательщиком соответствующего заявления. Для этого он может направить в ИФНС по месту своего учета заявление на возврат ему излишне удержанной суммы НДФЛ. (Для обращения в налоговый орган повторного заявления от физического лица не требуется.) Вместе с заявлением на возврат излишне удержанной и перечисленной в бюджет суммы налога ему необходимо представить в инспекцию:
- выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;
- документы, подтверждающие излишнюю уплату налога (бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки) (Письмо ФНС России от 13.08.2014 N ПА-4-11/15988).
В таком случае налоговики обязаны осуществить возврат налоговому агенту суммы налога, перечисленной в бюджет, в порядке, установленном ст. 78 НК РФ.
При этом до осуществления возврата из бюджета излишне уплаченной суммы НДФЛ, удержанной с работника, работодатель — налоговый агент вправе произвести возврат такой суммы налога за счет собственных средств. Соответствующее право установлено абз. 9 п. 1 ст. 231 НК РФ.
Увольнение работника не повод не возвращать налог
Прекращение трудовых отношений между работником и организацией — источником выплаты доходов, с которых НДФЛ излишне удержан, а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 НК РФ.
Иными словами, организация обязана вернуть налог сотруднику, который был уволен до подачи заявления о возврате НДФЛ (Письма Минфина России от 24.12.2012 N 03-04-05/6-1430, от 02.07.2012 N 03-04-06/6-193, Апелляционное определение Свердловского областного суда от 02.07.2014 по делу N 33-8781/2014, Постановление ФАС МО от 04.04.2011 N КА-А40/1396-11 по делу N А40-53694/10-140-315).
Примечание. Увольнение сотрудника не освобождает организацию от обязанности возвратить излишне удержанный с него НДФЛ.
И еще один момент, который также следует учесть работодателю: возврат излишне удержанной налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы НДФЛ иным налоговым агентом не предусмотрен (Письмо Минфина России от 06.07.2016 N 03-04-10/39533). Это значит, что, придя к вам на работу, новый сотрудник должен подать заявление о возврате излишне удержанного НДФЛ своему предыдущему работодателю.
Плательщик НДФЛ (работник организации) не вправе обратиться за возвратом излишне удержанной с него суммы налога налоговым агентом (его работодателем) непосредственно в налоговую инспекцию, минуя обращение к самой организации, в которой он трудится. При этом в ситуации, когда налогоплательщик получает от налогового агента отказ в возврате излишне удержанной налоговым агентом суммы НДФЛ, вопрос может быть решен в судебном порядке.
При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.
Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.
Подготовка к автоматическому возврату НДФЛ
Для осуществления автоматического возврата излишне удержанного НДФЛ работнику в 1С 8.3 ЗУП необходимы определенные подготовительные шаги.
Во-первых, необходимо убедиться, что в системе 1С 8.3 ЗУП включен соответствующий функционал для автоматического возврата НДФЛ. Для этого следует проверить наличие и правильность настроек в справочнике «Настройки автоматического возврата НДФЛ».
Во-вторых, необходимо установить обновления и исправления для 1С 8.3 ЗУП, связанные с автоматическим возвратом НДФЛ. Для этого рекомендуется обратиться к поставщику программного продукта или обновить систему через специализированную службу обновлений.
После этого следует провести необходимую настройку налоговых параметров для каждого работника. Это включает в себя установку индивидуальных ставок налога, льгот и других особенностей, влияющих на автоматический возврат НДФЛ.
И, наконец, перед началом процесса автоматического возврата НДФЛ в системе 1С 8.3 ЗУП рекомендуется провести тестирование процесса на тестовых данных. Это позволит убедиться в правильности настроек и обновлений, а также удостовериться, что возврат будет осуществлен в соответствии с требованиями законодательства.
Обращение в налоговую инспекцию
Если работник уплатил излишний НДФЛ в предыдущих кварталах, то он имеет право на возврат переплаты. Для этого необходимо обратиться в налоговую инспекцию и подать заявление о возврате удержанной суммы.
Перед подачей заявления работник должен самостоятельно пересчитать сумму переплаты по налогу. Для этого необходимо учесть все начисленные и удержанные суммы за предыдущие кварталы. Если работник не уверен в своих способностях, он может обратиться за помощью к налоговому консультанту или бухгалтеру.
В заявлении о возврате переплаты следует указать все необходимые данные: ФИО работника, ИНН, адрес, номер телефона, а также перечислить периоды, за которые производится пересчет налога и указать сумму переплаты.
Заявление о возврате переплаты по НДФЛ должно быть подано в налоговую инспекцию, в которой работник состоит на учете. Оно может быть подано как лично, так и по почте. В заявлении также может быть указан способ возврата средств: наличными или на банковский счет.
После получения заявления налоговая инспекция должна провести проверку и осуществить возврат излишне удержанного налога. Сроки возврата могут варьироваться, но обычно они не превышают трех месяцев.
Если налоговая инспекция обнаружит ошибку в заявлении или не согласится с пересчетом налога, она должна сообщить об этом работнику и объяснить причины отказа. В таком случае работник может обратиться в налоговую инспекцию с просьбой о пересмотре решения.
Если работник не хочет самостоятельно заниматься оформлением заявления и контролем возврата, он может доверить эту задачу специалистам. Существуют компании, которые предлагают услуги по возврату излишне удержанного налога за определенное вознаграждение.
Важно помнить, что возврат излишне удержанного НДФЛ является правом каждого работника. Налоговая инспекция должна осуществить возврат в установленные сроки, и работник имеет право требовать исправления ошибок и возврата своих средств.
Основные причины переплаты НДФЛ в 1С ЗУП 3.1
Переплата по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ) может возникать по разным причинам в системе 1С Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) версии 3.1. Некоторые из основных причин переплаты НДФЛ в 1С ЗУП 3.1:
- Неверный расчет начислений сотрудникам. Ошибка в формулах или параметрах расчета может привести к излишнему удержанию НДФЛ.
- Неправильное заполнение сведений о доходах сотрудников. Некорректно указанные данные о выплатах и вычетах могут повлечь за собой переплату НДФЛ.
- Ошибка в настройках программы. Некорректные настройки расчета налогов в 1С ЗУП 3.1 могут привести к ошибочному удержанию НДФЛ.
- Изменения в законодательстве. Внезапные изменения в налоговом законодательстве могут привести к ошибкам в расчете НДФЛ, если программное обеспечение не обновлено соответствующим образом.
Для предотвращения переплаты НДФЛ в системе 1С ЗУП 3.1, необходимо регулярно проверять и корректировать настройки программы, обновлять ее до актуальной версии, а также тщательно контролировать правильность заполнения сведений о доходах сотрудников.
Проверка на переплату НДФЛ в программе 1С ЗУП 3.1: полезные советы
Если вы работаете с программой 1С ЗУП 3.1 и обнаружили, что сотруднику были удержаны излишние средства в виде НДФЛ, то необходимо провести проверку на переплату и вернуть эти средства.
Для начала проверки в 1С ЗУП 3.1 вам понадобится следующая информация:
| Поле | Описание |
|---|---|
| ФИО сотрудника | Укажите фамилию, имя и отчество сотрудника, для которого проводится проверка. |
| Период | Укажите период, за который необходимо проверить удержание НДФЛ. |
| Сумма удержания | Укажите сумму, которую сотрудникам была удержана в виде НДФЛ. |