Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация учета рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кроме классификации по типу работы и способу передачи информации, отличают традиционные и БСКУД. Они применяются для идентификации биометрических параметров (БП), уникальных для каждого человека. К ним относятся рисунок радужной оболочки глаза и отпечаток пальца пользователя. Применение БП для идентификации персонала в разы повышает уровень безопасности на защищаемом объекте в сравнении с ключами. Как правило, для идентификации используют отпечаток пальца. В крупных системах по контролю доступа с более чем тысячью пользователей используется 2-хфакторная идентификация бесконтактной картой и отпечатком пальца.
В процессе функционирования СКУД осуществляет:
- контроль и регистрацию прохождения работников в указанное время либо в соответствии с допуском в помещения или зоны, находящиеся под охраной;
- составление отчетов по различным параметрам для контроля рабочего времени;
- сравнение фото, хранящихся в базе данных, с изображениями с видеокамеры, установленной в зоне прохода;
- демонстрация основных зон и показателей, которые фиксирует СКУД, в режиме реального времени на ПК;
- учет рабочего времени персонала в автоматическом режиме;
- фотографирование работников и посетителей промышленного объекта, офиса и сохранение фото в картотеке.
Из каких компонентов состоит СКУД
Такие системы состоят из нескольких составляющих:
- Идентификатор, подтверждающий право пользователя на доступ в конкретное помещение. Это может быть бесконтактная карточка, личный брелок, цифровой код, биометрические данные (отпечаток пальца, «радужка» глаза). Наиболее высокий уровень защиты обеспечивают RFID-метки. В таких идентификаторах код карты хранится в зашифрованном виде в защищенной области.
- Контроллер. Данное устройство «решает» пропускать конкретного пользователя через конкретное препятствие (турникет, дверь) или нет. Его считают «мозгом» таких систем. В его памяти хранятся все коды идентификаторов, а также информация об уровне доступа каждого из них. Устройство должно обеспечиваться автономным электропитанием, чтобы работать при аварии на линии электросети или в экстремальных ситуациях.
- Считыватель. Функция устройства – считывание кода идентификатора и его последующая передача контроллеру для анализа и принятия решения. В отличие от идентификатора считыватель устанавливается снаружи помещения. Часто такие устройства выполняются в антивандальном варианте.
- Дополнительные устройства. В состав СКУД входят различные барьеры. Они могут быть простыми или сложными. Наиболее примитивные и традиционные заграждающие устройства – турникеты, ворота и пр.
Под брендом RusGuard производятся контроллеры, считыватели и программное обеспечение RusGuard Soft, которое позволяет эффективно управлять железом.
В СКУД RusGuard используется учет рабочего времени, основанный на фактическом присутствии на объекте: сотрудники прикладывают персонифицированный идентификатор (пластиковая карта-пропуск, банковская карта, смартфон, отпечаток пальца и т.д.) к считывателю, установленному на турникете или двери, и, как правило, этот факт учитывается как начало рабочего дня или смены. То же самое происходит по окончании рабочего дня. Конечно, это очень упрощенный юзкейс. Современные УРВ на базе СКУД обладают внушительным функционалом и большой гибкостью настройки.
В состав СКУД RusGuard уже включен модуль учета рабочего времени (УРВ). Несмотря на то что ПО RusGuard распространяется бесплатно и не требует лицензирования, модуль УРВ в его составе – это полноценный профессиональный инструмент. Он позволяет вести учет отработанных часов, фиксирует поздние приходы и ранние уходы, перекуры, опоздания, неявки. Уникальный рабочий график можно назначить как для отдельного сотрудника, так и для всего подразделения в целом (рис. 4).
Русскоязычная программа (разработка российской компании «Нетворк Профи») LanAgent имеет три версии – Standard, Enterprise и Terminal, применяемые в зависимости от типа и количества наблюдаемых объектов.
Основная функция этой программы – повышение эффективности работы сотрудников за счет выявления и минимизации деятельности, не связанной с выполнением служебных обязанностей (в том числе использования рабочего времени и компьютеров компании для развлечений и личной выгоды), а также определения недобросовестных сотрудников и нарушений трудовой дисциплины.
Для этого создается полная картина рабочего дня сотрудника. Из нее видно, сколько времени он реально потратил на свои служебные обязанности, а сколько занимался личными делами и развлечениями.
Программа фиксирует время старта и выключения компьютера, рассчитывает время активной работы сотрудника на компьютере и время простоя, отслеживает запуск и закрытие программ, ведет подсчет времени активной деятельности пользователя ПК в каждой из них (рис. 10).
Для контроля перемещений необходимо назначить каждому сотруднику идентификационный код, который вместе с биометрическими или иными данными помещается в базу. На входе предприятия устанавливаются считыватели, отвечающие за выход и вход. И далее система учета рабочего времени фиксирует моменты, когда работник проходит через пропускной пункт, и высчитывает период, проведенный на территории предприятия.
Купив подобное оборудование, можно не только вести учет посещаемости, но и выполнять другие операции:
- подсчитывать фактически отработанное время за определенный период — например, за месяц или год;
- производить точные расчеты по начислению заработной платы;
- вести учет пользования автостоянкой и иными услугами.
Для осуществления таких операций желательно заказать считыватели как на вход, так и на выход. Поскольку, в отличие от СКУД, здесь могут возникнуть проблемы в формировании отчетов.
Как контролировать рабочее время
Работодатели, которые устанавливают системы контроля рабочего времени, руководствуются ТК РФ.
Документов, которые описывали бы конкретные способы и инструменты контроля за работниками и их рабочими компьютерами, на законодательном уровне, нет. Здесь можно говорить только о здравом смысле и «рамках», которые нельзя переступать с точки зрения нарушения прав личности.
По ст. 22 Трудового кодекса работодатель имеет право требовать от работника исполнения его трудовых обязанностей и соблюдения правил внутреннего трудового распорядка. А в ст. 56 ТК РФ говорится о том, что работник исполняет свои функции под контролем работодателя. Так что сам по себе контроль со стороны работодателя — это право, данное ему Трудовым кодексом.
Рабочее место предоставляется работнику работодателем на основании ст. 21 ТК РФ для выполнения трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работник не вправе использовать рабочий компьютер, офисную оргтехнику, доступ в Интернет для решения своих личных задач.
Более того, ст. 57 ТК РФ разрешает работодателям включать в трудовой договор дополнительные условия, которые не ухудшают положение работника. Установка ПО для контроля рабочего времени вполне под такое допусловие подходит.
Справочно. Сотрудники, неустанно выполняющие должностные обязанности с 9 до 18 часов и ни за какие деньги не разглашающие коммерческую тайну, — мечта любого руководителя. Но, к сожалению, на практике все по-другому. Приходя в офис, работники «просыпаются» за чашечкой кофе и чтением гороскопа, в течение дня активно обмениваются сообщениями по ICQ, а остаток рабочего времени вечером проводят за игрой в «косынку».
Контроль дистанционного работника и работника по ГПД
Здесь могут возникнуть сложности. Дистанционной считается работа, определенная трудовым договором и выполняемая работником вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места под контролем работодателя.
Дистанционная работа, как правило, предполагает возможность работника самостоятельно определять свое место нахождения, место выполнения работы, его независимость в этой части от воли работодателя.
Вот, к примеру, если удаленный работник без уважительной причины не отвечает работодателю, его можно уволить. Но какова процедура этого увольнения: надо ли предварительно привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности? Ответ на этот вопрос попытались дать чиновники Роструда в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Дистанционного работника можно уволить, если он без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд (ст. 312.8 Трудового кодекса).
При этом, по мнению экспертов Роструда, основания для увольнения возникают на четвертый день. Исключение — если на фирме установлен более длительный срок взаимодействия.
По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (ч. 1 ст. 312.8 Трудового кодекса).
Под отсутствием взаимодействия подразумевается неисполнение удаленщиком своих должностных обязанностей либо игнорирование работодателя или его законного представителя по вопросам, непосредственно связанным с исполнением удаленщиком своих должностных обязанностей.
А вот к единому мнению о том, является ли увольнение удаленного сотрудника за невыход на связь с работодателем мерой дисциплинарной ответственности, эксперты Роструда еще не пришли.
В одних случаях они говорят, что нет. То есть при увольнении дистанционного работника в соответствии со ст. 312.8 Трудового кодекса соблюдать процедуру наложения на него дисциплинарного взыскания не нужно.
В других разъяснениях специалисты службы полагают иначе: увольнение по указанному основанию относится к дисциплинарным взысканиям. Следовательно, фирме требуется соблюдать порядок привлечения работника к дисциплинарной ответственности.
И если после увольнения работник в суде докажет уважительность причин отсутствия взаимодействия с работодателем, то суд может восстановить его на работе. Кроме того, если суд согласится с подобным подходом, то за несоблюдение процедуры привлечения удаленного сотрудника к дисциплинарной ответственности, работника восстановят в прежней должности. Однако чиновники Роструда рассудили иначе. Они пришли к выводу, что дистанционного работника, не выходящего на связь с работодателем, можно уволить:
— либо по общим основаниям, установленным Трудовым кодексом. В таком случае понадобится предварительно оформить привлечение к дисциплинарной ответственности;
— либо по специальным основаниям, предусмотренным для удаленных сотрудников. Специальные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником предусмотрены в ст. 312.8 Трудового кодекса. В их число и входит увольнение за молчание.
Обратите внимание! Работник, принятый на условиях «удаленки», переехал в другую местность. В результате изменился часовой пояс и возникла необходимость доплачивать сотруднику за работу в ночное время. Однако работодатель не хочет этого делать и планирует уволить сотрудника. Вправе ли он так поступать? Если работодатель не согласен с тем, что дистанционный работник изменит место работы, у фирмы появится право уволить такого сотрудника. Это право предоставлено организации ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса. Однако такое увольнение возможно при одном условии: если переезд сотрудника влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. При этом увольнение по данному основанию не означает, что речь идет о расторжении трудового договора по инициативе работодателя либо он привлекает сотрудника к дисциплинарной ответственности. Увольнение по ч. 2 ст. 312.8 Трудового кодекса обусловлено именно невозможностью для сотрудника исполнять свои обязанности на прежних условиях. На это указал Роструд в Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1.
Как оформить введение пропускного режима
По своей сути пропускной режим — это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее — сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы.
Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, так как это гораздо удобнее, в том числе в случае, если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком).
С приказом и вносимыми в ПВТР изменениями/дополнениями (новой редакцией) обязательно нужно ознакомить работников под подпись.
Шаг 2. Затем нужно разработать отдельное Положение о контрольно-пропускном режиме.
В нем уже подробно описываются:
— используемая электронная контрольно-пропускная система;
— порядок получения и сдачи работниками магнитных карточек, правила их хранения, ответственность за их утерю и порчу;
— порядок учета и контроля рабочего времени работников с помощью турникетной зоны электронной пропускной системы и специального программного обеспечения;
— порядок входа/выхода из организации, вноса/выноса материальных ценностей;
— действия работника в случае, если он забыл карточку или если она размагнитилась, повреждена;
— другие вопросы, связанные со спецификой деятельности организации.
Также необходимо:
— описать правила прохода для посетителей организации;
— указать лицо, ответственное за наблюдение за турникетами (охранник или охранная организация по договору оказания охранных услуг). Таких лиц может быть несколько.
Кроме того, нужно определить, кто может предоставлять сведения из электронной контрольно-пропускной системы в бумажном и электронном виде, а также кто может запрашивать эти данные (при необходимости — с указанием форм запроса и ответов на запрос в приложениях к положению о контрольно-пропускном режиме).
В приложении к положению не забудьте закрепить универсальную форму пропуска (той самой магнитной карточки). Положение, как и любой другой ЛНА, как правило, утверждается приказом. В таком приказе лучше указать конкретную дату введения режима. С приказом и положением обязательно нужно ознакомить всех работников под подпись.
Обратите внимание! Если в ЛНА не закреплен контрольно-пропускной режим или работников с ЛНА не ознакомили, то они не обязаны его соблюдать, привлечь их к дисциплинарной ответственности на основе данных электронной системы не получится. При этом важно конкретизировать вид используемой системы и желательно — ее название.
Во избежание конфликтов с сотрудниками рекомендуем заранее провести с ними встречу и рассказать, зачем вводится контрольно-пропускной режим и как он будет функционировать. По общему правилу уведомлять работников за два месяца, как того требует ст. 74 ТК РФ, например, при введении неполного рабочего времени, не нужно.
Введение пропускного режима не относится к организационным или технологическим изменениям условий труда. Однако если вместе с введением пропускного режима вы меняете режим рабочего времени или иные условия трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, то уведомить сотрудников за два месяца придется.
Пример из судебной практики: на предприятии работодателя установлен пропускной режим — СКУД. Но в локальных нормативных актах (ПВТР и иных) это не закреплено. Работница неоднократно опаздывала на работу, и работодатель привлек ее к дисциплинарной ответственности на основании распечатки из СКУД. Суд посчитал дисциплинарное взыскание незаконным, в том числе и вследствие того, что локальные акты работодателя не содержат положения об учете рабочего времени работников с помощью турникетной зоны СКУД. Хотя у работодателя и действовала инструкция под названием «Пропускной и внутриобъектовый режим», одного этого оказалось мало (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 23.07.2020 N 88-10644/2020).
Система учета рабочего времени по картам – что это и где используется
Система учета рабочего времени по карточкам имеет очень простой принцип работы. Набор оборудования, как правило, включает электромагнитный замок и 2 считывателя. Один из них устанавливается на входе, другой – на выходе из офиса или конкретного служебного помещения. Попасть внутрь и выйти можно только по своей карточке.
Карты программируются на одного сотрудника, и каждый вход-выход учитывается. Ключи к картам прописываются в памяти контроллера СКУД. Его устанавливают внутри помещения или в отсеке электрозамка, где они оказываются недоступны для злоумышленников.
Система контроля доступа и учета рабочего времени по бесконтактным картам имеет компьютерную базу, где ведется учет всех карточек. С помощью установленной программы можно управлять выдачей и аннулированием пропусков. Подобная система учета удобна для любой компании:
- промышленного предприятия;
- офисного центра;
- крупного супермаркета;
- торгово-развлекательного центра;
- производственной компании с большим числом цехов и пр.
Учёт рабочего времени
Номера телефонов нашего офиса изменились.
Система контроля и управления доступом (СКУД) используется во многих предприятиях, включая производства, офисы, складские помещения.
Её основной функцией является безопасность – распознавание персонала и ограничение несанкционированного доступа лиц на территорию и данный список может расширяться от Ваших потребностей в более развернутом варианте, например, с использованием дополнительных средств мониторинга и охраны.
Проблема контроля над работой персонала стала весьма актуальна на многих предприятиях. Постоянное нарушение трудовой дисциплины влечёт за собой финансовые потери.
Наше решение «Учет рабочего времени» реализовано на сетевых контроллерах ЭРА и на нашем программном обеспечении(ЭНТ Контроль Доступа). На данный момент поддерживаются следующие контроллеры:
Для работы решения «Учет рабочего времени» понадобится следующее программное обеспечение:
Учёт рабочего времени сотрудников позволяет повысить дисциплину, корректно начислять зарплату с учётом отработанного времени, осуществлять планирование трудоёмкости и прогнозирование деятельности компании.
Данное решение позволяет:
- контролировать вход во внутренняя помещения зданий
- контролировать учет рабочего времени
- присваивать графики проходов
- взаимодействовать с базой 1С
- производить выгрузку в Табель Т13
- осуществлять совместную работу с дополнительным оборудованием
Преимущества:
- быстрый монтаж и подключение
- доступная цена решения
- постоянное улучшение функционала ПО
- учёт времени без дополнительных устройств
- возможность быстро и просто развернуть дополнительный функционал
- российское производство
- техническая поддержка
Ориентировочная стоимость нашего решения:
| № | Оборудование | Цена | Количество | Сумма |
| 1 | Эра-500 (сетевой контроллер в комплекте с полноценным программным обеспечением) | 6 950 руб. | 1 | 6 950 руб. |
| 2 | Программное обеспечение СКУД ЭРА | Бесплатно (ограничений на количество контроллеров, сотрудников в базе и пользователей программного обеспечения НЕТ) | ||
| 3 | Считыватель Matrix-II | 1 340 руб. | 2 | 2 680 руб. |
| 4 | Блок питания AT-12/15 | 625 руб. | 1 | 625 руб. |
| Итого за оборудование: 10 255 руб. |
Назначение и особенности
Учет прихода на работу и ухода работников по индивидуальной карте с RFID-меткой считается самым доступным способом авторизации. В данном наборе мы использовали недорогие надежные считыватели Matrix-II. Они устанавливаются накладным способом. При выходе считывателя из строя, его замена занимает не больше 1-2 минут. Ключи прописаны в памяти контроллера СКУД, установленного в недоступном для вандалов месте внутри помещения или в отсеке электрозамка.
Сетевой контроллер можно запрограммировать с помощью компьютера. База карт ведется в бесплатной программе, что облегчает управление выдачей и аннулированием пропусков. Возможна интеграция с конфигурациями 1С и другими учетными системами.
Электромагнитный замок подходит для системы учета рабочего времени по картам в помещениях, где работают люди. Это тип электрозамков в нормальном состоянии открыт. При нарушении электроснабжения в здании блокировка двери исключена.
Методы автоматизированного контроля рабочего времени
Помимо фиксации самого факта прихода, системы учета рабочего времени могут контролировать сам рабочий процесс. Для этого используются следующие методы:
-
Контроль задач, которые сотрудник выполняет на корпоративном компьютере.
-
Контроль совершаемых телефонных звонков методом их записи и последующего прослуживания.
-
Фото- или видеофиксация рабочего места сотрудника.
-
Выборочный или полный контроль переписки по корпоративной электронной почте.
Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:
- полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
- даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
- данные ответственного лица;
- количество подшитых страниц.
Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.
Скачать excel бланк можно .
Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:
- Ф.И.О.;
- подразделение, должность;
- время прихода на работу, подписи работника и контролера;
- время ухода с работы, подписи работника и контролера;
- комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
- служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).
Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.
Система контроля доступа – Электронная проходная
Электронная проходная — это готовое устройство, которое предназначено для организации одной, реже нескольких двухсторонних точек прохода на территорию офиса, предприятия или любого другого помещения, где она установлена.
Она может работать как автономно, так и в составе сети с постоянным подключением к рабочему месту оператора и другими ЭП. В состав электронной проходной входит следующее оборудование:
- турникет;
- контроллер доступа – электронное устройство, обеспечивает взаимодействие с другими элементами ЭП;
- два считывателя карт, могут быть стандарта EM-Marin или HID;
- картоприемник – для изъятия временных пропусков;
- пульт дистанционного управления;
- программное обеспечение – для регистрации карт и сбора статистики.
Системы и средства контроля доступа
Любая компания имеет службу, которая проверяет приход работников на работу и пребывание их там, в течение рабочего дня. Чтобы облегчить эту процедуру, нужно автоматизировать учет доступа в компанию и учет рабочего времени работников. Для этого могут быть использованы электронные проходные, системы контроля доступа и реже домофоны.
Грамотные ИТ-специалисты могут изготовить простую электронную проходную своими руками. Для этой ситуации необходимо, например, сканирование штрих-кода. Составляется программа для отображения информации на экране из регистрации сведений, составляются сами штрих-коды, определяются параметры необходимой информации, прописывается форма обработки процедуры сканирования, далее формируются колонки таблицы значений, активируется поле ввода штрих-кода.
Ит-специалисты смогут на базе приобретенного заводского терминала сделать специализированную под нужды своей конкретной организации электронную проходную.